Avis 20141517 Séance du 13/05/2014

Madame XXX XXX a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 07 avril 2014, à la suite du refus opposé par le maire de Lyon à sa demande de communication du rapport hiérarchique rédigé par Monsieur XXX XXX, directeur des systèmes d'information de la ville, à la suite de la demande d'imputabilité au service de sa maladie du 24 octobre 2013. Or, il ressort d'éléments complémentaires adressés par Madame XXX à la commission postérieurement à sa saisine que ce rapport hiérarchique lui a été transmis par le maire de Lyon par courrier du 03 avril 2014. La commission ne peut donc que déclarer la demande d'avis irrecevable, le refus de communiquer n'étant pas établi. Par ailleurs, le maire de Lyon, a saisi la commission, par courrier enregistré à son secrétariat le 22 avril 2014, d'une demande de conseil relative à la communication à Madame XXX du rapport d'enquête interne établi par l'agent chargé des fonctions d'inspection pour la cellule santé-égalité au travail (CSET), suite à la saisine de cette instance par cette dernière. La commission constate que la ville de Lyon a mis en place une procédure qui permet à tout agent s'estimant victime d'une discrimination ou d'une atteinte à sa santé morale ou physique ainsi qu' à tout agent ou à toute organisation syndicale constatant une telle situation, y compris de nature collective, de saisir la CSET, instance comportant des représentants de l'administration de la ville et des représentants des organisations syndicales. Une fois la saisine effectuée, un rapport est rédigé par l 'agent chargé des fonctions d'inspection et la CSET formule des propositions qui ont pour finalité d'éclairer le directeur général des services sur les mesures à prendre. La commission considère que la CSET est une instance consultative interne à la ville de Lyon et chargée de l'éclairer sur les décisions à prendre en matière de risques individuels et collectifs psycho-sanitaires ou liés à des discriminations. Dès lors, les documents qu'elle reçoit ou élabore sur les situations individuelles sont des documents administratifs communicables à toute personne intéressée en application des dispositions du II de l'article 6 de la loi du 17 juillet 1978, qu'il s'agisse de la personne à l'origine de la saisine, voire toute autre personne citée dans ces documents. Toutefois, ces documents ne peuvent être communiqués que s'ils ont perdu leur caractère préparatoire et sont achevés. En outre, ils doivent être occultés, en application de ces mêmes dispositions, de toute mention dont la communication porterait atteinte à la protection de la vie privée ou au secret médical concernant un tiers, portant une appréciation ou un jugement de valeur sur un tiers nommément désigné ou facilement identifiable ainsi que de toute mention faisant apparaître le comportement d'un tiers dès lors que la divulgation de ce comportement pourrait lui porter préjudice. Par ailleurs, les documents de portée générale qu'elle reçoit ou élabore ou encore les parties des documents à portée individuelle comportant des analyses ou propositions d'ordre général nettement détachables, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article 2 de la loi de 1978 , sous réserve, toutefois, que le document ou la partie du document d'ordre général, soit achevé et ait perdu son caractère préparatoire et ce après les occultations rendues nécessaires par les prescriptions du II de l'article 6 de cette même loi. La commission a pu prendre connaissance du rapport d'enquête ainsi que des propositions d'occultations présentées par le maire de Lyon. La commission note tout d'abord que le document comporte des analyses et des propositions d'ordre général relatives à la réorganisation du service dans lequel travaillait Madame XXX et qui sont nettement détachables du reste du rapport : - point III "présentation de la DSIT" (pages 10 à 12) ; - point IV-2-3 "Ce qu'il en est de la situation actuelle en termes de risques psycho-sociaux liés à la réorganisation" (pages 41 à 51); - point IV-3-1 "Une absence de prise en compte de la réorganisation dans le cadre de l'évaluation des risques " (pages 53 et 54) ; - point IV-3-3 "Une absence de prise en compte de la santé-sécurité des travailleurs dans la conduite de projet de réorganisation" (pages 56 à 59) ; - dans le point V "propositions", les paragraphes regroupés sous l'intitulé " En ce qui concerne la situation collective des agents" et ceux regroupés sous l'intitulé " Pour le reste, je reprendrai certains éléments de ma conclusion figurant ci-dessus" (pages 60 à 63) ; - point V "observations et propositions de la CSET" , paragraphes regroupés sous l'intitulé "Sur la dimension collective et les propositions qui en découlent" (page 65). Ces analyses et propositions sont donc communicables à toute personne qui en fait la demande (et par conséquent à Madame XXX) sur le fondement de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978 tandis que le reste du rapport est communicable à Madame XXX sur celui du II de l'article 6 de cette même loi. La commission observe ensuite que si le document présente un caractère achevé, elle n'a aucune information sur le caractère préparatoire ou non de ce rapport, en l'absence de précisions sur les décisions définitives adoptées par le maire de Lyon à la suite de la saisine de Madame XXX, tant sur sa situation personnelle que sur la démarche de réorganisation du service dans lequel elle travaillait. Si aucune décision définitive n'a été prise, alors ce rapport conserve un caractère préparatoire et n'est pas communicable. En revanche, si les décisions ont été prises, il est communicable. Il le sera également, en l'absence de décision, dès lors qu'un délai suffisamment raisonnable se sera écoulé. Enfin, en admettant qu'une décision individuelle concernant Madame XXX ait été prise mais pas de décision relative à la réorganisation du service, alors seule les parties du rapport la concernant lui seraient communicables et inversement. Pour le cas où les parties du rapport concernant Madame XXX seraient devenues communicable, ou lorsqu'elles le deviendront, la commission précise que les propositions d'occultations formulées par le maire de Lyon sont conformes aux prescriptions du II de l'article 6, à l'exception de ce qui concerne le compte rendu de la réunion de la CSET (dans sa partie relative à la situation personnelle de Madame XXX) et l'arbre simplifié des causes de l'accident, lesquels, dès lors qu'ils ne comportent aucune mention non conforme à ces dispositions, peuvent être communiqué sans occultations. La commission estime également que ces occultations n'ont pas pour effet de faire perdre son effet utile à la communication de ce rapport à Madame XXX. Pour le cas où les parties du rapport d'ordre général seraient devenues communicables ou en vue du moment où elles le seront, la commission estime que doivent être occultées les parties suivantes, en application du II de l'article 6 de la loi de 1978 : -page 43, le troisième paragraphe ("Il existe en effet un écart relativement important ...leur propre représentation"), le début du cinquième paragraphe ("X décrit ainsi ...c'est toute la chaîne qui en pâtit" ) et le dernier paragraphe ("X condamne ...des transformations") ; - page 60, le dernier paragraphe ( "Au cours des entretiens...d'aménagement du poste") ainsi que l'a suggéré le maire de Lyon.