Conseil 20141244 Séance du 13/05/2014

La commission d'accès aux documents administratifs a examiné dans sa séance du 13 mai 2014 votre demande de conseil relative au caractère communicable à la section syndicale Force Ouvrière des échanges de courriels, notamment ceux effectués avec les entreprises non retenues, relatifs au marché public de travaux portant sur les huisseries de la préfecture. La commission rappelle en premier lieu qu'une fois signés, les marchés publics et les documents qui s'y rapportent sont considérés comme des documents administratifs soumis au droit d'accès institué par la loi du 17 juillet 1978. En conséquence, la communication à un candidat écarté des motifs ayant conduit la commission d'appel d'offres à ne pas lui attribuer le marché ne permet pas de refuser la communication de ces documents. Ce droit de communication, dont bénéficient tant les entreprises non retenues que toute autre personne qui en fait la demande, doit toutefois s'exercer dans le respect du secret en matière industrielle et commerciale, protégé par les dispositions du II de l'article 6 de cette loi. Sont notamment visées par cette réserve les mentions relatives aux moyens techniques et humains, à la certification de système qualité, aux certifications tierces parties ainsi qu'aux certificats de qualification concernant la prestation demandée, ainsi que toute mention concernant le chiffre d'affaires, les coordonnées bancaires et les références autres que celles qui correspondent à des marchés publics. L'examen des offres des entreprises au regard du respect de ce secret conduit la commission à considérer que, sous réserve des particularités propres à chaque marché : - l'offre de prix détaillée de l'entreprise retenue est en principe communicable dans la mesure où elle fait partie intégrante du marché ou du contrat. - l'offre de prix globale des entreprises non retenues est, en principe, elle aussi communicable. En revanche, le détail technique et financier de leurs offres n'est pas communicable. De plus, doivent être occultées dans les documents préparatoires à la passation du marché (procès-verbaux, rapports d'analyse des offres) les mentions relatives aux détails techniques et financiers de ces offres. La commission précise que les notes et classements des entreprises non retenues ne sont communicables qu'à celles-ci, chacune en ce qui la concerne, en application du II de l'article 6 de la loi du 17 juillet 1978. En revanche, les notes, classements et éventuelles appréciations de l'entreprise lauréate du marché sont librement communicables. La commission rappelle en second lieu qu'un document préparatoire est exclu du droit d'accès prévu par le chapitre Ier du titre Ier de la loi du 17 juillet 1978 aussi longtemps que la décision administrative qu'il prépare n'est pas intervenue ou que l'administration n'y a pas manifestement renoncé, à l'expiration d'un délai raisonnable. Après avoir pris connaissance des documents que vous lui avez transmis, la commission relève que ceux-ci ont perdu leur caractère préparatoire dès lors que le marché a été conclu. Elle considère toutefois, au vu de leur contenu, que leur communication intégrale porterait atteinte au secret en matière industrielle et commerciale. La commission estime en effet que les échanges avec les candidats non retenus, qui font apparaître le détail technique et financier de leurs offres, ne sont communicables qu'à ces derniers. S'agissant des échanges avec le candidat retenu, la commission estime qu'il y a lieu de distinguer entre les courriels relatifs aux détails techniques de réalisation et aux procédés utilisés par le prestataire, qui ne sont pas communicables aux tiers, et les courriels relatifs à la consistance ou au prix des travaux, qui sont communicables à toute personne qui le demande.