Avis 20140959 Séance du 27/03/2014

Monsieur X., X., a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 3 mars 2014, à la suite du refus opposé par le maire de Saint-Cyr-sur-Mer à sa demande de communication des documents suivants, relatifs à la commune : 1) le nombre d'agents employés au 1er janvier 2014 ; 2) le dernier bilan social ; 3) la liste du personnel précisant l'affectation, le grade, l'échelon et la situation administrative. En l'absence de réponse du maire de la commune, la commission rappelle, à titre liminaire, qu’elle n’est pas compétente pour se prononcer sur le droit d’information que les représentants du personnel et les organisations syndicales peuvent tirer, en cette qualité, de textes particuliers. Ces derniers peuvent en revanche se prévaloir, comme toute personne, de la loi du 17 juillet 1978 et des régimes particuliers énumérés aux articles 20 et 21 de cette loi pour obtenir la communication de documents. S'agissant du point 1) de la demande, la commission estime que si un document contenant l'information sollicitée existe en l'état ou peut être obtenu par un traitement automatisé d'usage courant, il est communicable à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978. La commission considère également, s'agissant du document visé au point 3), que la liste du personnel d’une commune qui fait simplement apparaître affectation, grade, service, et statut de ses agents, constitue un document administratif librement communicable en application de ces mêmes dispositions. Elle précise, à cet égard, que les informations relatives aux composantes fixes de la rémunération de ces agents (grade, échelon, indice de traitement) ne sont pas couvertes par le secret de la vie privée et des dossiers personnels protégé par le II de l’article 6 de la loi, contrairement aux indemnités susceptibles de traduire une appréciation sur la manière de servir des agents. Doivent, en revanche, être préalablement occultées d'éventuelles mentions figurant sous la rubrique « situation administrative » susceptibles de porter atteinte à la protection de la vie privée (congés pour raisons familiales notamment), au secret médical (congé pour raisons médicales notamment) ou faisant apparaître le comportement d’un agent dont la divulgation pourrait lui porter préjudice (sanctions disciplinaires notamment), en application de l’article 2 et du II de l’article 6 de la loi du 17 juillet 1978. S'agissant du document mentionné au point 2), la commission rappelle que l’article 33 de la loi du 26 janvier 1984 portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale prévoit que l’autorité territoriale présente au moins tous les deux ans au comité technique un rapport sur l’état de la collectivité, de l’établissement ou du service auprès duquel il a été créé, généralement dit « bilan social », et que cette présentation donne lieu à un débat. Le décret n° 97-443 du 25 avril 1997 pris pour l’application de cet article impose à l’autorité territoriale de présenter à chaque comité technique, avant le 30 juin de chaque année paire, le bilan social arrêté au 31 décembre de l’année impaire qui précède. Le décret prévoit que le comité technique émet un avis sur ce rapport, rapport dont les membres du comité reçoivent communication un mois au moins avant la réunion au cours de laquelle l’avis doit être émis, et qui, ainsi que l’avis lui-même, est tenu à la disposition de tout agent des services concernés qui en fait la demande. La commission considère que ce document, une fois établi par l’autorité territoriale, est communicable à toute personne qui le demande, en application de l’article 2 de la loi du 17 juillet 1978, dès le moment où le comité technique a adopté son avis sur le bilan social ou, à défaut d’avis du comité technique, dès l’échéance limite fixée par le décret du 25 avril 1997 pour rendre cet avis. Ne doivent être occultés de ce document, le cas échéant, que les éventuelles mentions dont la communication porterait atteinte à la vie privée des agents concernés ou qui comporteraient une appréciation ou un jugement de valeur sur des personnes nommément désignées ou facilement identifiables, conformément aux II et III de l’article 6 de la même loi. La commission émet donc un avis favorable à la communication de l'ensemble des documents sollicités, sous réserve de l’occultation, le cas échéant, des mentions précisées plus haut.