Avis 20140344 Séance du 27/02/2014

Madame X. a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 24 janvier 2014, à la suite du refus opposé par le maire de Vert-Saint-Denis à sa demande de communication d'une copie de l'entier registre des arrêtés portant recrutement et promotion du personnel communal pour les années 2012 et 2013. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Vert-Saint-Denis a informé la commission de ce que les documents demandés comportaient des mentions dont la communication serait susceptible de porter atteinte à la vie privée et dont l'occultation impliquerait une charge de travail trop lourde par rapport aux moyens dont disposent ses services. La commission rappelle que la vie privée des fonctionnaires et agents publics doit, de manière générale, bénéficier de la même protection que celle des autres citoyens. Elle considère ainsi que les mentions intéressant la vie privée de ces agents (date de naissance, adresse personnelle, adresse électronique professionnelle individuelle, situation familiale, numéro de sécurité sociale, dates de congés, éléments de rémunération qui sont fonction de la situation personnelle ou familiale de l'agent…) ou révélant une appréciation portée sur eux (éléments de rémunération qui sont fonction de l'appréciation portée sur la manière de servir) ne sont pas communicables à des tiers en application du II de l'article 6 de la loi du 17 juillet 1978. La commission estime, en l'espèce, que les documents sollicités, dès lors qu'il n'apparaît pas qu'ils révéleraient une appréciation portée sur les agents concernés, et sous réserve de l'occultation préalable d'éventuelles mentions couvertes par le secret de la vie privée, telles que précédemment définies, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978. Elle émet donc, sous cette réserve, un avis favorable. La commission rappelle, à toutes fins utiles, que, hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. La commission souligne également qu'en application de l'article 35 du décret n°2005-1755 du 30 décembre 2005, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé.