Avis 20140195 Séance du 13/02/2014

Madame X. a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 14 janvier 2014, à la suite du refus opposé par le maire de Saint-Jean-de-la-Ruelle à sa demande de communication, par envoi électronique, des documents suivants : 1) l'ensemble des directives (notes, courriels, correspondances) émises par l’autorité territoriale afin que les notes des agents de la commune soient abaissées et/ou bloquées de 1998 à 2013 ; 2) les tableaux d'avancement au grade de rédacteur territorial et leurs documents préparatoires, notamment : a) les tableaux de propositions de promotions internes ; b) les trois dernières notations des agents promus au grade de rédacteur territorial de 1998 à 2013 ; c) la liste de tous les agents promouvables au grade de rédacteur pour la période 1998-2013 et leur trois dernières notations pour chaque année ; d) la liste des agents promouvables au grade de rédacteur transmise au centre de gestion pour la période 1998-2013 ; e) les tableaux et/ou notes internes destinés aux directeurs et chefs de services mentionnant les critères retenus par l'administration pour la notation de 1998 à 2013 ; f) les tableaux internes remplis par les chefs de services ou directeurs des agents promouvables de 1998 à 2013, g) les comptes rendus des réunions de direction faisant état des critères à retenir pour la promotion interne des agents de la ville pour la période 1998-2013 ; h) les comptes rendus de l'instance adoptant le règlement de transmission des documents au centre de gestion pour le déroulement de la CAP ; i) la délibération approuvant le règlement de transmission des listes des agents promouvables de 1998 à 2013. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Saint-Jean-de-la-Ruelle a informé la commission qu'il avait transmis à Madame X., par courrier du 28 octobre 2013, les arrêtés de nomination au grade de rédacteur territorial, dans le cadre de la promotion interne des années 1998 à 2013, après occultation des informations relevant de la vie privée des agents concernés, la liste de tous les agents promouvables au grade de rédacteur pour les années 1998 à 2013, mentionnée au point 2) c), ainsi que le tableau destiné aux directeurs et chefs de service mentionnant les critères retenus par l'administration pour étudier la promotion interne, mentionné au point 2) e). Le refus de communication allégué n'étant donc pas établi pour ces points de la demande, la commission ne peut que la déclarer irrecevable sur ces points. La commission comprend également, au vu du courrier précité du 28 octobre 2013, adressé à Madame X., qu'il n'existe aucun document, tel que ceux visés au point 1), émis par l’autorité territoriale afin que les notes des agents de la commune soient abaissées ou bloquées de 1998 à 2013, et que les documents visés aux points 2) g), 2-h) et 2-i) n’existent pas non plus. La commission ne peut, dès lors, que déclarer sans objet la demande d'avis sur ces points. La commission rappelle par ailleurs que les tableaux d'avancement et listes de promotion sont des documents administratifs communicables à toute personne qui en fait la demande, en application des mêmes dispositions, sous réserve de l'occultation des éventuelles mentions faisant apparaître l'appréciation portée sur d'autres agents que lui-même, en particulier les mentions relatives au motif d'avancement ou à un rythme d'avancement, conformément au II de l'article 6 de la loi du 17 juillet 1978 . Par suite, la commission considère que les tableaux de propositions mentionnés au point 2) a) et les notations mentionnées aux points 2) b) et 2) c) ne sont communicables qu'à chaque intéressé, pour ce qui le concerne seul. Il en va de même des listes d'agents transmises au centre de gestion, mentionnées au point 2) d), dès lors qu'il ne s'agit pas de listes de tous les agents promouvables mais seulement de listes d'agents dont la promotion est proposée, ainsi que des tableaux relatifs aux agents promouvables mentionnés au point 2) f), dès lors qu'ils comportent une notation, une appréciation, ou un avis sur leur promotion. La commission émet donc un avis défavorable à leur communication à Madame X., sauf, le cas échéant, en ce qui concerne sa propre notation ou son propre avancement. La commission estime en revanche que les listes d'aptitude établies par le centre de gestion, dont le maire indique qu'elles tiennent lieu des tableaux d'avancement mentionnés en tête du point 2), sont communicables à toute personne qui le demande. La commission émet donc un avis favorable à la communication de ces documents à Madame X.