Avis 20140153 Séance du 13/02/2014

Monsieur XXX-X. a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 14 janvier 2014, à la suite du refus opposé par la directrice régionale de l'environnement, de l'aménagement et du logement du Poitou-Charentes à sa demande de communication des pièces suivantes de son dossier administratif relatives à une accusation de harcèlement moral et un changement de poste dont il a fait l'objet en 2009 et auxquelles il n'a pas eu accès lors de ses deux consultations des 21 octobre 2010 et 19 juillet 2013 ou qui n'y figuraient pas : 1) une note du 6 août 2009 adressée par lui-même à Monsieur X., chef du service transport, au sujet de l'accusation de harcèlement moral de Madame X. à son encontre ; 2) le courrier de Madame X., contrôleure des transports terrestres, adressé à la direction et dans lequel il est accusé de harcèlement moral ; 3) le rapport du 28 août 2009 de Monsieur X., chef de service transport, au sujet de l'accusation de Madame X. ; 4) le courrier de Madame X., contrôleure des transports terrestres, adressé à la direction et dans lequel elle se plaint de son comportement à son égard ; 5) le rapport du 7 octobre 2009 au directeur régional adjoint sur le conflit entre agents du service transport ; 6) la décision du 30 octobre 2009 du directeur régional sur la réorganisation provisoire de l'unité contrôle ; 7) la fiche de poste actualisée du 2 novembre 2009 le concernant ; 8) le courrier du 5 novembre 2009 du directeur régional adressé à Monsieur X., secrétaire général du syndicat Unsa-Safacct, pour l'informer de sa mise à l'écart de tout rôle d'encadrement ; 9) l'avis du comité technique paritaire sur la réorganisation du service transport. En réponse à la demande qui lui a été adressée, la directrice régionale de l'environnement, de l'aménagement et du logement du Poitou-Charentes, après avoir rappelé que la demande d'avis intervenait dans le cadre d'une plainte pour harcèlement moral déposée par Monsieur X. et apparemment encore en cours d'instruction, a répondu qu'elle refusait de communiquer les documents demandés pour les raisons suivantes : - concernant les documents demandés aux points 1), 2), 3), 4), 8) et 9) : ils n'ont pas à figurer dans le dossier personnel d'un agent dès lors qu'ils sont relatifs à une accusation classée sans suite par le service et qui n'a donné lieu à aucune enquête, ni à aucune sanction disciplinaire ou judiciaire ; en outre, ces documents ne sont, pour la plupart, plus en possession de ses services ; - concernant les documents demandés aux points 5) et 6) : ils ont été intégrés dans le dossier individuel du demandeur, auquel il a déjà été proposé de venir les consulter ; - enfin, concernant le document demandé au point 7), il en a déjà obtenu communication dès lors qu'il a postulé pour ce poste et y a été affecté. La commission, qui note que Monsieur X. n'a lui-même fait l'objet d'aucune poursuite disciplinaire ou judiciaire, précise, à titre liminaire, que la circonstance qu'il ait déposé une plainte qui serait encore en cours d'instruction, n'a pas pour incidence de rendre, par principe, incommunicables les documents sollicités, dès lors qu'il ne lui est pas apparu, même si elle n'a pas pu les consulter, que leur communication serait de nature à compliquer la conduite de l'enquête préliminaire ou à retarder de manière excessive l'éventuel jugement de cette affaire. Concernant les documents sollicités aux points 2) et 4), la commission considère, en application des dispositions du II de l'article 6 de la loi du 17 juillet 1978, qu'ils ne sont pas communicables, dès lors que leur diffusion sera de nature à faire apparaître le comportement de leurs auteurs et que la divulgation de ce comportement pourrait leur porter préjudice. Pour les autres documents, la commission considère qu'ils constituent des documents administratifs communicables à toute personne qui en fait la demande sur le fondement des dispositions de l'article 2 de la loi de 1978 (documents demandés aux points 5, 6, 7 et 9) , où à l'intéressé, conformément aux dispositions du II de l'article 6 de cette loi (documents visés aux points 1, 3 et 8) et ce nonobstant la circonstance qu'ils aient ou n'aient pas à figurer dans le dossier administratif d'un fonctionnaire, question qui ne relève pas de la compétence de la commission, ainsi que celle qu'ils ont déjà été communiqués au demandeur, ce qui est sans incidence. Toutefois, devront être occultés dans ces documents, les éventuelles mentions qui seraient susceptibles de porter atteinte à un des secrets protégés par le II de l'article 6 de la loi de 1978, notamment celles qui seraient susceptibles de révéler le comportement d'un tiers et dont la divulgation pourrait lui porter préjudice. La commission émet, donc sous ces réserves, un avis favorable. S'agissant des modalités de communication, la commission rappelle qu'en vertu de l'article 4 de la loi du 17 juillet 1978, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. A cet égard, la commission précise que les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir, dans le cas de copies réalisées sur support papier, 0,18 euro la page en format A4. Ces dispositions s'appliquent aussi bien aux collectivités territoriales qu'à l'État et à ses établissements publics.