Avis 20133696 Séance du 26/09/2013

Monsieur XXX XXX a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 28 août 2013, à la suite du refus opposé par le maire de Saint-Etienne à sa demande de communication d'une copie des documents suivants, de préférence sous forme numérique : 1) la délibération du conseil municipal n° 77 du 4 mars 2013 intitulée « Contrat de concession de distribution d'eau potable – Avenant n° 14 – Approbation », telle que transmise en préfecture (avec tampon de réception) et affichée (avec certificat de date d'affichage) ; 2) le compte rendu de la séance du conseil municipal du 4 mars 2013 en ce qui concerne cette délibération ; 3) les comptes rendus des séances des commissions municipales auxquelles a été soumis l'avis sur cet avenant n° 14 ; 4) les avenants n° 13 et 14 tels que signés et transmis en préfecture (avec tampon de réception) et affichés (avec certificat de date d'affichage) ; 5) l'ensemble du contrat de délégation de service public en vigueur actuellement (l'ensemble de ses articles et annexes, dont le règlement intérieur du service) ; 6) l'avis du comité technique paritaire du personnel de la ville au sujet des avenants n° 13 et 14, et le dossier qui lui a été soumis ; 7) l'avis de la commission consultative des services publics locaux au sujet des avenants n° 13 et 14, le dossier qui lui a été soumis et le compte rendu de séance ; 8) l'avis de la commission visée à l'article L. 1411-5 du code général des collectivités territoriales au sujet des avenants n° 13 et 14, le dossier qui lui a été soumis et le compte rendu de séance ; 9) l'organigramme et la composition du service de la ville chargé du service public communal d'eau potable et du contrôle de la délégation de ce service, comportant pour chaque agent les informations suivantes : nom, prénom, service d'affectation, situation administrative (stagiaire, titulaire, auxiliaire, contractuel...), statut, date de l'arrêté de recrutement ou du contrat avec durée du contrat, date de début de fonction, grade, échelon, quotité de temps de travail, indice de traitement, et quotité de temps de travail affecté au service communal d'eau potable et du contrôle de la délégation de ce service ; 10) la liste des personnels territoriaux détachés ou mis à disposition de la société Stéphanoise des Eaux ; 11) pour les années 2010 à 2013 : a) les courriers, courriels et documents échangés entre la ville et le délégataire à propos des avenants n° 13 et 14 ; b) les rapports des services de la ville à ce propos, et les comptes rendus de réunions avec la société Stéphanoise des Eaux à ce propos ; c) les courriers, courriels et documents échangés entre la ville et le préfet à propos des avenants n° 13 et 14 ; d) les courriers, courriels et documents échangés entre la ville et la direction départementale des finances publiques (DDFIP) à propos des avenants n° 13 et 14 ; e) les propositions de la société Stéphanoise des Eaux transmises à la ville pour engager les avenants n° 13 et 14 ; f) les rapports des services de la ville en charge de contrôler la délégation, ainsi que les rapports des services sur l'analyse économique et financière, juridique et technique du contrat de concession sur sa durée (depuis 1992 jusqu'à 2012, depuis 1992 jusqu'à 2015, depuis 1992 jusqu'à 2022) et du contrat de concession avec les avenants n° 13 et 14 ; 12) l'inventaire des biens communaux concédés au délégataire, comportant l'état de ces biens, ainsi que les procès-verbaux dressés lors de la passation du contrat de 1992 et ses différents avenants, dont en particulier l'inventaire et l'état des biens du service lors de l'avenant n° 14 ; 13) les courriers, courriels et documents échangés entre la ville et les prestataires choisis par elle pour l'assister dans l'analyse de ce contrat de délégation et la préparation des avenants n° 13 et 14, du point de vue juridique, financier et comptable, technique, ainsi que les cahiers de charges de ces marchés d'assistance et les rapports rendus par ces prestataires ; 14) le dernier rapport annuel du délégataire, ainsi que le dernier rapport annuel du maire sur le prix et la qualité du service public de l'eau potable tels que soumis à délibération du conseil municipal ; 15) les attestations du commissaire aux comptes, pour les années 2010 à 2013, sur le détail des charges et produits affectés par le délégataire, d'une part au contrat eau, d'autre part au contrat assainissement de la commune. S'agissant des documents visés aux points 9) et 10), la commission rappelle que le droit de communication prévu à l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978 ne s'applique qu'à des documents existants ou susceptibles d’être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant. En revanche, et sous cette dernière réserve, cette loi ne fait pas obligation à l’administration saisie d’une demande de communication d'établir un document en vue de procurer les renseignements ou l'information souhaités. Elle estime, en l'espèce, que les organigrammes des services visés au point 9) et la liste des agents territoriaux visé au point 10), s'ils existent ou peuvent être obtenus par traitement automatisé d'usage courant, constituent des documents administratifs communicables à toute personne qui en fait la demande en application de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978, sous réserve qu'ils soient dépourvus de caractère préparatoire. A cet égard, la commission précise que la vie privée des fonctionnaires et agents publics doit, de manière générale, bénéficier de la même protection que celle des autres citoyens. Les fonctions et le statut de ces personnels justifient toutefois que certaines informations les concernant puissent être communiquées. Il en est ainsi, notamment, de la qualité d'agent public, de l'adresse administrative, des arrêtés de nomination et, s'agissant de la rémunération, des composantes fixes de celle-ci : grade et échelon, indice de traitement, nouvelle bonification indiciaire (NBI), indemnités de sujétion. En revanche, les mentions intéressant la vie privée des agents (date de naissance, adresse personnelle, adresse électronique professionnelle individuelle, situation familiale, numéro de sécurité sociale, dates de congés, quotité de travail…) ou révélant une appréciation portée sur eux (éléments de rémunération qui sont fonction de la situation personnelle ou familiale ou de l'appréciation portée sur la façon de servir) ne sont pas communicables à des tiers en application du II de l'article 6 de la loi du 17 juillet 1978. La commission émet donc un avis favorable à la communication des documents visés aux points 9) et 10), sous réserve de l'occultation préalable des mentions relatives à la quotité de travail des intéressés et des autres éléments précédemment énoncés couverts par le secret. S'agissant des autres documents sollicités, la commission rappelle qu'une fois signés, les contrats de délégation de service public et les documents qui s'y rapportent sont considérés comme des documents administratifs soumis au droit d'accès institué par la même loi. Ce droit de communication, dont bénéficient tant les entreprises non retenues que toute autre personne qui en fait la demande, doit toutefois s'exercer dans le respect du secret en matière industrielle et commerciale, protégé par les dispositions du II de l'article 6 de cette loi. Sont notamment visées par cette réserve, les mentions relatives aux moyens techniques et humains, à la certification de système qualité, aux certifications tierces parties ainsi qu'aux certificats de qualification concernant la prestation demandée, ainsi que toute mention concernant le chiffre d'affaires et les coordonnées bancaires. En application de ces principes, la commission considère de façon générale que, sous réserve des particularités propres à chaque délégation : – l'offre détaillée de l'entreprise retenue est en principe communicable, dans la mesure où elle fait partie intégrante du contrat ; – l'offre globale des entreprises non retenues est, en principe, elle aussi communicable. En revanche, le détail technique et financier de leurs offres n'est pas communicable. De plus, doivent être occultées dans les documents préalables à la conclusion de la délégation de service public (procès-verbaux, rapports de la commission prévue à l'article L. 1411-5 du code général des collectivités territoriales et de l'autorité habilitée à signer le contrat, documents relatifs à la négociation des offres) les mentions relatives aux détails techniques et financiers de ces offres ; – les notes et classements des entreprises non retenues ne sont communicables qu'à celles-ci, chacune en ce qui la concerne, en application du II de l'article 6 de la loi du 17 juillet 1978. En revanche, les notes, classements et éventuelles appréciations de l'entreprise lauréate du marché sont librement communicables ; – le contrat de délégation de service public est communicable ainsi que ses annexes, sous réserve de l'occultation des éléments couverts par le secret industriel et commercial. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Saint-Etienne a informé la commission de ce que les documents visés aux points 1), 2), 4), 5) et 14) avait été communiqués au demandeur par courrier du 11 septembre 2013. La commission ne peut, dès lors, que déclarer sans objet la demande dans cette mesure. La commission, qui n'a pas eu connaissance du reste des documents sollicités, émet un avis favorable à leur communication dans les conditions précédemment définies. La commission précise, en outre, que lorsqu'une demande porte sur un nombre ou un volume important de documents, l'administration est fondée à étaler dans le temps la réalisation des photocopies afin que l’exercice du droit d’accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Les frais de reproduction et d’envoi peuvent être facturés dans le respect des textes en vigueur (décret du 30 décembre 2005 et arrêté du 1er octobre 2001), mais non le coût correspondant au surcroît de travail occasionné par la demande. Le paiement de ces frais, dont le demandeur doit être informé, peut être exigé préalablement à la remise des copies.