Avis 20133049 Séance du 12/09/2013

Maître XXX XXX-XXX, XXX, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 30 juillet 2013, à la suite du refus opposé par le préfet de la Guyane à sa demande de communication des documents suivants relatifs au marché public ayant pour objet le nettoyage des locaux administratifs de la préfecture de la région Guyane : 1) toute délégation et subdélégation habilitant le signataire du marché à préparer, passer et exécuter ce dernier, ainsi que la preuve des mesures de publicité y afférentes ; 2) le cas échéant, tous les avis relatifs à la préparation et à la passation de ce marché, émis par un organe consultatif constitué à titre permanent ou pour sa passation, l'ensemble des pièces remises ou soumises aux membres de cette structure, le procès-verbal de ses réunions, la ou les décisions portant sur sa composition et son fonctionnement comprenant la preuve des mesures de publicité y afférentes et les lettres de convocation adressées à ses membres, comprenant les preuves de leur envoi et de leur réception ; 3) le règlement des marchés publics applicable au présent marché ou toute pièce en tenant lieu ; 4) le dossier de candidature remis par chacune des sociétés attributaires ; 5) la lettre recommandée avec accusé de réception concernant la transmission de l'offre retenue ou le récépissé remis au moment du dépôt de cette offre ; 6) les offres globales et finales de prix remises par les candidats non retenus ; 7) l'offre finale retenue, notamment l'offre de prix globale et détaillée ; 8) les questions posées par les candidats en cours de procédure et les réponses apportées par le pouvoir adjudicateur ou par tout éventuel assistant à la personne publique ; 9) le ou les rapports de présentation établis conformément aux articles 79 et 170 du code des marchés publics ; 10) toute décision ou avis fixant une estimation du montant du marché et/ou les crédits budgétaires alloués ; 11) le ou les rapports d'analyse des candidatures et/ou toute pièce en tenant lieu ; 12) les décisions d'admission des candidatures et la liste des candidats admis à présenter une offre, s'ils ont été formalisés sur un ou des documents distincts ; 13) toute demande de précision adressée aux candidats sur le fondement de l'article 55 du code des marchés publics, les justifications apportées par ces derniers en réponse et les décisions adoptées par le pouvoir adjudicateur en conséquence ; 14) toute demande de précision adressée aux candidats sur le fondement de l'article 59 du code des marchés publics, les justifications apportées par ces derniers en réponse et les décisions adoptées par le pouvoir adjudicateur en conséquence ; 15) le ou les rapports d'analyse des offres et/ou tout document en tenant lieu ; 16) les avis, opinions, conseils et plus généralement toute analyse relative aux candidatures et aux offres, établis par les services internes du pouvoir adjudicateur ou par son assistant à personne publique ; 17) la ou les décisions par lesquelles le marché a été attribué à la société titulaire ; 18) l'ensemble des pièces contractuelles du marché, dans leur version intégrale et signée par les parties, accompagné de la totalité de ses annexes comprenant les éléments de l'offre retenue ; 19) toutes les décisions formalisant la signature du marché autrement que par l'apposition de la signature du représentant du pouvoir adjudicateur sur l'acte d'engagement du marché ; 20) les certificats et les attestations fiscales et sociales remises par la société titulaire en application de l'article 46 du code des marchés publics comprenant la copie de la lettre de transmission de ces documents, accompagnée de la preuve de la date de leur réception ; 21) la lettre de notification du marché adressée au titulaire ; 22) tout autre document afférent à la procédure, à la préparation et à la passation du marché. En l'absence de réponse de l'administration, la commission ne peut que rappeler qu'une fois signés, les marchés publics et les documents qui s'y rapportent sont considérés comme des documents administratifs soumis au droit d'accès institué par la loi du 17 juillet 1978. En conséquence, la communication à un candidat évincé des motifs ayant conduit la commission d'appel d'offres à ne pas lui attribuer le marché ne permet pas de refuser la communication de ces documents. Ce droit de communication, dont bénéficient tant les entreprises non retenues que toute autre personne qui en fait la demande, doit toutefois s'exercer dans le respect du secret en matière industrielle et commerciale, protégé par les dispositions du II de l'article 6 de cette loi. Sont notamment visées par cette réserve, les mentions relatives aux moyens techniques et humains, à la certification de système qualité, aux certifications tierces parties ainsi qu'aux certificats de qualification concernant la prestation demandée, ainsi que toute mention concernant le chiffre d'affaires, les coordonnées bancaires et les références autres que celles qui correspondent à des marchés publics. L'examen des offres des entreprises au regard du respect de ce secret conduit la commission à considérer que, sous réserve des spécificités propres à chaque marché : - l'offre de prix détaillée de l'entreprise retenue est en principe communicable dans la mesure où elle fait partie intégrante du marché ou du contrat ; - l'offre de prix globale des entreprises non retenues est, en principe, elle aussi communicable, en revanche, le détail technique et financier de leurs offres n'est pas communicable. De plus, doivent être occultées dans les documents préparatoires à la passation du marché (procès-verbaux, rapports d'analyse des offres) les mentions relatives aux détails techniques et financiers de ces offres. La commission précise que les notes et classements des entreprises non retenues ne sont communicables qu'à celles-ci, chacune en ce qui la concerne, en application du II de l'article 6 de la loi du 17 juillet 1978. En revanche, les notes, classements et éventuelles appréciations de l'entreprise lauréate du marché sont librement communicables. En application de ces principes, la commission estime que les documents visés aux points 2) et 4) à 22) de la demande d'avis, s'ils existent, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978, sous réserve de l'occultation des mentions couvertes par l'un des secrets protégés par le II de l'article 6 de la même loi. Elle émet donc, sous ces réserves, un avis favorable à leur communication. La commission rappelle, par ailleurs, qu'en application du 2ème alinéa de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978, le droit à communication des documents administratifs ne s'applique pas aux documents qui font l'objet d'une diffusion publique. Elle émet, sous cette réserve, un avis favorable à la communication des documents sollicités aux points 1) et 3).