Avis 20132163 Séance du 25/07/2013

Maître XXX XXX, XXX, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 13 juin 2013, à la suite du refus opposé par le Défenseur des droits à sa demande de copie de la réclamation faite au Défenseur des Droits, par Madame XXX XXX, relative à des difficultés rencontrées dans le cadre de son emploi. La commission estime que les documents relatifs aux procédures ouvertes par la Haute Autorité de lutte contre les discriminations et pour l'égalité et non clôturées à la date du 31 mars 2011, qui se poursuivent devant le Défenseur des droits en application du III de l’article 44 de la loi organique n° 2011-333 du 29 mars 2011 relative au Défenseur des droits, et les documents produits ou reçus à l’avenir, dans le cadre de sa mission de service public, par cette autorité, que le Conseil constitutionnel, dans sa décision n° 2011-626 DC du 29 mars 2011, a qualifiée d’autorité administrative, ne font pas l’objet d’une exception qui leur soit propre au droit d’accès institué à l’article 2 de la loi du 17 juillet 1978 ou au droit d’accès aux archives publiques. S’appliquent en revanche à l’ensemble de ces documents, qu’ils soient relatifs à des procédures clôturées par la Haute Autorité de lutte contre les discriminations et pour l'égalité avant le 31 mars 2011 ou à des procédures poursuivies ou engagées devant le Défenseur des droits à compter de cette date, les exceptions, limites et réserves maintenues à cet article de la loi, aux I et II de l’article 6 de la même loi et à l’article L. 213-2 du code du patrimoine. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le Défenseur des droits a informé la commission, d'une part, que sa décision définitive sur ce dossier n'était pas encore intervenue de sorte que la réclamation sollicitée présente encore un caractère préparatoire, d'autre part, que le document sollicité contient des éléments personnels concernant son auteur, dont la divulgation serait de nature à lui porter préjudice. La commission rappelle qu'un document préparatoire est exclu du droit d'accès prévu par le chapitre Ier du titre Ier de la loi du 17 juillet 1978 aussi longtemps que la décision administrative qu'il prépare n'est pas intervenue ou que l'administration n'y a pas manifestement renoncé, à l'expiration d'un délai raisonnable. La commission constate en l'espèce que le Défenseur des droits a adressé à la société Exane SA, par courrier du 4 mars 2013, une note récapitulative et l'a invitée à présenter toutes observations utiles dans un délai de 30 jours avant qu'une décision ne soit prise. Dès lors qu'il ne ressort pas des éléments dont elle dispose qu'une décision relative à la réclamation de Madame XXX serait intervenue ou que le Défenseur des droits y aurait manifestement renoncé, la commission estime que le document sollicité revêt encore un caractère préparatoire. La commission, qui n'a pas pu prendre connaissance du document sollicité, précise néanmoins qu'une fois qu'une décision aura été prise, celui-ci ne sera vraisemblablement pas communicable, en tout état de cause, à la société Exane. Elle rappelle, en effet, que les documents faisant apparaître le comportement d'une personne nommément désignée ou aisément identifiable, dont la divulgation pourrait lui porter préjudice, ne sont communicables qu'à cette personne, conformément aux dispositions du II de l'article 6 de la loi du 17 juillet 1978. Elle considère que, sur ce fondement, les documents tels que les lettres de plainte ou de dénonciation ainsi que les témoignages adressés à une administration, dès lors que leur auteur est identifiable, ce qui semble être le cas en l'espèce, ne sont pas communicables à des tiers, y compris lorsque ceux-ci sont visés par la plainte ou la dénonciation en question. Elle émet donc un avis défavorable à sa communication.