Avis 20130795 Séance du 14/03/2013

Monsieur XXX XXX, XXX, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 01 février 2013, à la suite du refus opposé par le maire de Saintes à sa demande de communication de la liste intégrale des agents de la commune et du centre communal d'action sociale, y compris les agents contractuels et fonctionnels, bénéficiant du régime indemnitaire avec les montants, ainsi que les primes, les indemnités et nouvelle bonification indiciaire (NBI). La commission rappelle, à titre liminaire, qu’elle n’est pas compétente pour se prononcer sur le droit d’information que les représentants du personnel et les organisations syndicales peuvent tirer, en cette qualité, de textes particuliers. Ces derniers peuvent en revanche se prévaloir, comme tout administré, de la loi du 17 juillet 1978 et des régimes particuliers énumérés aux articles 20 et 21 de cette loi pour obtenir la communication de documents. En l'absence de réponse du maire de Saintes à la demande qui lui a été adressée, la commission rappelle que la vie privée des fonctionnaires et agents publics doit, de manière générale, bénéficier de la même protection que celle des autres citoyens. Elle admet toutefois que les fonctions et le statut de ces personnels justifient que certaines informations les concernant puissent être communiquées. Il en est ainsi, notamment, de la qualité d'agent public, de l'adresse administrative, des arrêtés de nomination et, s'agissant de la rémunération, des composantes fixes de celle-ci : grade et échelon, indice de traitement, nouvelle bonification indiciaire (NBI), indemnités de sujétion. En revanche, les mentions intéressant la vie privée des agents (date de naissance, adresse personnelle, adresse électronique professionnelle individuelle, situation familiale, numéro de sécurité sociale, dates de congés…) ou révélant une appréciation portée sur eux (éléments de rémunération qui sont fonction de la situation personnelle ou familiale ou de l'appréciation portée sur la façon de servir) ne sont pas communicables à des tiers en application du II de l'article 6 de la loi du 17 juillet 1978. La commission estime par conséquent que les listes demandées sont, dans la mesure où elles existent, des documents administratifs communicables à toute personne qui en fait la demande en application de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978, sous réserve de l'occultation des montants des primes qui sont fonction de la situation personnelle ou familiale de l'agent (indemnités de prise en charge des titres de transport en commun sur le trajet entre le domicile et le lieu de travail, par exemple) ou révèlent sa manière de servir (prime de service et de rendement, prime de fin d'année, etc.). La commission rappelle également que la loi du 17 juillet 1978 n’a ni pour objet, ni pour effet, de contraindre l’administration à établir un document nouveau en vue de satisfaire une demande, en particulier lorsque celle-ci tend à l’élaboration ou à la motivation d’une décision administrative, sauf si le document, qui n'existe pas en l'état, peut être obtenu par un traitement automatisé d'usage courant, ce qui ne lui semble pas être le cas en l'espèce. Elle émet donc, sous ces réserves, un avis favorable.