Avis 20130770 Séance du 20/06/2013

Madame XXX XXX a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 30 mai 2013, à la suite du refus opposé par le maire de Lyon à sa demande de communication d'une copie, de préférence sous forme informatique, des documents suivants relatifs à la délégation de service public ayant pour objet la distribution de l'énergie électrique de la commune, demandés auprès du maire et du directeur général des services de la commune : 1) l'organigramme et la composition du service de la ville chargé du service public communal de la distribution de l'énergie électrique et du contrôle de cette délégation de service public, comportant le nom des agents, le prénom, le service d'affectation, la situation administrative (stagiaire, titulaire, auxiliaire, contractuel, etc.), le statut, la date de l'arrêté de recrutement ou du contrat, la durée du contrat, la date d'entrée en fonction, le grade, l'échelon, l'indice de traitement, la quotité de temps de travail affecté au service communal de la distribution de l'énergie électrique et au contrôle de la délégation de ce service ; 2) les courriers, les courriels et les pièces échangés entre la commune et le délégataire concernant l'avenant n° 4 au contrat de concession ainsi que les comptes rendus des réunions de service échangés avec les sociétés ERDF et EDF, dont les copies des propositions de celles-ci, transmises à la ville de Lyon en vue de passer l'avenant n° 4, pour les années 2010, 2011, 2012 et 2013 ; 3) les rapports des services de la commune en charge du contrôle de cette délégation, ainsi que les rapports des services sur l'analyse économique, financière, juridique et technique du contrat de concession sur l'ensemble de sa durée et de l'avenant n° 4, pour les années 2010, 2011, 2012 et 2013 ; 4) l'inventaire des biens communaux concédés au délégataire, comportant l'état de ces biens ainsi que les procès-verbaux dressés lors de la passation du contrat de 1993 et de ses différents avenants, notamment l'inventaire et l'état des biens du service lors de la passation de l'avenant n° 4 ; 5) la délibération 93/2721 du 15 février 1993 concernant la convention de concession, telle que transmise en préfecture (comportant le certificat d'affichage ou de publication et le certificat de transmission en préfecture) ; 6) la convention de participation financière d'EDF pour les investissements réalisés par la commune en matière d'éclairage public, approuvée par délibération du 15 février 1993 ; 7) le récapitulatif des versements effectués à la commune au titre de cette convention depuis 1993 ; 8) la délibération du 19 février 2011 approuvant l'avenant n° 1, accompagnée du certificat de transmission en préfecture et du certificat de publication ; 9) la délibération du 14 septembre 2001 approuvant l'avenant n° 2, accompagnée du certificat de transmission à la préfecture et du certificat de publication ; 10) la délibération n° 2008/366 du 23 juin 2008 approuvant l'avenant n° 3, accompagnée du certificat de transmission en préfecture et du certificat de publication. La commission rappelle, à titre liminaire, qu'elle n'est pas compétente pour se prononcer sur les droits d'information que les conseillers municipaux tirent, en cette qualité, de textes particuliers tel l'article L. 2121-13 du code général des collectivités territoriales, qui dispose que : « Tout membre du conseil municipal a le droit, dans le cadre de sa fonction, d'être informé des affaires de la commune qui font l'objet d'une délibération ». Toutefois, cette circonstance ne fait pas obstacle à ce que les élus puissent se prévaloir du droit d'accès prévu par la loi du 17 juillet 1978, qui est ouvert à toute personne, indépendamment des fonctions qu'elle exerce ou des mandats qu'elle détient. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Lyon a informé la commission de ce qu'il considérait qu'il ne pouvait être regardé comme ayant opposé un refus à la demande de Mme XXX dès lors que cette dernière s'appuyait uniquement sur les dispositions de l'article L. 2121-13 du code général des collectivités territoriales. La commission estime toutefois que le refus de communication demeure établi quand bien même la demande adressée à l'administration ne faisait pas explicitement référence aux dispositions de la loi du 17 juillet 1978. Elle considère donc que la demande d'avis de Mme XXX est recevable. S'agissant des documents visés au point 1), la commission estime que les organigrammes des services constituent des documents administratifs communicables à toute personne qui en fait la demande en application de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978, sous réserve qu'ils soient dépourvus de caractère préparatoire. La commission considère que la vie privée des fonctionnaires et agents publics doit, de manière générale, bénéficier de la même protection que celle des autres citoyens. Les fonctions et le statut de ces personnels justifient toutefois que certaines informations les concernant puissent être communiquées. Il en est ainsi, notamment, de la qualité d'agent public, de l'adresse administrative, des arrêtés de nomination et, s'agissant de la rémunération, des composantes fixes de celle-ci : grade et échelon, indice de traitement, nouvelle bonification indiciaire (NBI), indemnités de sujétion. En revanche, les mentions intéressant la vie privée des agents (date de naissance, adresse personnelle, adresse électronique professionnelle individuelle, situation familiale, numéro de sécurité sociale, dates de congés, quotité de travail…) ou révélant une appréciation portée sur eux (éléments de rémunération qui sont fonction de la situation personnelle ou familiale ou de l'appréciation portée sur la façon de servir) ne sont pas communicables à des tiers en application du II de l'article 6 de la loi du 17 juillet 1978. La commission émet donc un avis favorable à la communication des documents visés au point 1) à l'exception des mentions relatives à la quotité de travail des intéressés. S'agissant des documents visés aux points 2) à 10), la commission souligne, tout d'abord, qu’il résulte de l’article L. 2121-26 du code général des collectivités territoriales que toute personne peut demander communication des délibérations et procès-verbaux du conseil municipal, des arrêtés municipaux, ainsi que des budgets et comptes de la commune. L’ensemble des pièces annexées à ces documents, y compris les pièces justificatives des comptes, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, selon les modalités prévues par l'article 4 de la loi nº 78-753 du 17 juillet 1978. Il en va de même des éléments apportant la preuve de la publication des annonces. La commission rappelle, en outre, qu'une fois signés, les contrats de délégation de service public et les documents qui s'y rapportent sont considérés comme des documents administratifs soumis au droit d'accès institué par la même loi. Ce droit de communication, dont bénéficient tant les entreprises non retenues que toute autre personne qui en fait la demande, doit toutefois s'exercer dans le respect du secret en matière industrielle et commerciale, protégé par les dispositions du II de l'article 6 de cette loi. Sont notamment visées par cette réserve, les mentions relatives aux moyens techniques et humains, à la certification de système qualité, aux certifications tierces parties ainsi qu'aux certificats de qualification concernant la prestation demandée, ainsi que toute mention concernant le chiffre d'affaires et les coordonnées bancaires. En application de ces principes, la commission considère de façon générale que, sous réserve des spécificités propres à chaque délégation : – l'offre détaillée de l'entreprise retenue est en principe communicable, dans la mesure où elle fait partie intégrante du contrat ; – l'offre globale des entreprises non retenues est, en principe, elle aussi communicable. En revanche, le détail technique et financier de leurs offres n'est pas communicable. De plus, doivent être occultées dans les documents préalables à la conclusion de la délégation de service public (procès-verbaux, rapports de la commission prévue à l'article L. 1411-5 du code général des collectivités territoriales et de l'autorité habilitée à signer le contrat, documents relatifs à la négociation des offres) les mentions relatives aux détails techniques et financiers de ces offres ; La commission précise que les notes et classements des entreprises non retenues ne sont communicables qu'à celles-ci, chacune en ce qui la concerne, en application du II de l'article 6 de la loi du 17 juillet 1978. En revanche, les notes, classements et éventuelles appréciations de l'entreprise lauréate du marché sont librement communicables – le contrat de délégation de service public est communicable ainsi que ses annexes, sous réserve de l'occultation des éléments couverts par le secret industriel et commercial. La commission qui n'a pas eu connaissance des documents sollicités ne peut donc qu'émettre un avis favorable à la communication des documents visés aux points 2) à 10) dans les limites précédemment fixées. La commission précise, en outre, que lorsqu'une demande porte sur un nombre ou un volume important de documents, l'administration est fondée à étaler dans le temps la réalisation des photocopies afin que l’exercice du droit d’accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Les frais de reproduction et d’envoi peuvent être facturés dans le respect des textes en vigueur (décret du 30 décembre 2005 et arrêté du 1er octobre 2001), mais non le coût correspondant au surcroît de travail occasionné par la demande. Le paiement de ces frais, dont le demandeur doit être informé, peut être exigé préalablement à la remise des copies.