Avis 20125096 Séance du 24/01/2013

Maître XXX XXX, conseil de l'hôtel XXX à Paris, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 20 décembre 2012, à la suite du refus opposé par le préfet de police à sa demande de copie de la main courante établie par le commissariat central du 15e arrondissement de Paris à la suite de l'intervention menée par les services de police dans les locaux de l'hôtel XXX le 21 août 2012. En l'absence de réponse de l'administration, la commission rappelle que les relevés de main courante, même lorsqu’ils ont été établis après l’intervention sur place des forces de police, ne sont pas, à la différence des procès-verbaux constatant des infractions, transmis automatiquement à l'autorité judiciaire et conservent le caractère d'un document administratif soumis à l'application de la loi du 17 juillet 1978 aussi longtemps qu'il n'a pas été procédé à cette transmission à l'autorité judiciaire. La circonstance que l'arrêté du 24 février 1995 autorisant la création dans les commissariats de police d'un traitement automatisé du registre dit de main courante a prévu que les destinataires de ce fichier sont les services du commissariat de police et l'autorité judiciaire, est sans incidence sur le droit à communication prévu par la loi du 17 juillet 1978, dans la mesure où il résulte de l'article 37 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés que les dispositions de cette loi ne font pas obstacle à l'application, au bénéfice de tiers, de celles de la loi du 17 juillet 1978. Par suite, dès lors que sont regardés comme des documents administratifs au sens de l'article 1er de la loi du 17 juillet 1978 les documents pouvant être extraits par un traitement automatisé d'usage courant des fichiers informatiques et des bases de données, la commission ne peut que confirmer qu'un extrait de la main courante informatisée constitue un document administratif communicable à l'intéressé. Devront toutefois être occultées en application du II de l'article 6 de cette même loi, les informations se rapportant à d'autres personnes que le demandeur et qui sont couvertes par le secret de la vie privée (adresse, coordonnées téléphoniques etc), qui portent une appréciation ou un jugement de valeur sur une personne physique, nommément désignée ou facilement identifiable ou qui font apparaître le comportement d'une autre personne, dès lors que la divulgation de ce comportement pourrait lui porter préjudice. Sous ces réserves, la commission, qui n'a pas pu prendre connaissance du document demandé, émet un avis favorable.