Avis 20124972 Séance du 24/01/2013

Maître XXX XXX, XXX, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 14 décembre 2012, à la suite du refus opposé par préfet de la Guyane à sa demande de communication des documents suivants relatifs au marché public ayant pour objet le nettoyage des locaux des services de police de Guyane (lots n° 1, 2, 4, 5 et 7) : 1) toute délégation et subdélégation habilitant le signataire de chacun des lots du marché à l’effet de préparer, passer et exécuter ledit lot ainsi que la preuve des mesures de publicité afférentes auxdits actes ; 2) tous les avis relatifs à la préparation et à la passation de chacun des lots du marché émis par un organe consultatif constitué à titre permanent ou pour la passation du lot concerné, l’ensemble des documents remis ou soumis aux membres de cette instance, le procès-verbal de ses réunions, les décisions indiquant sa composition et son fonctionnement comprenant la preuve des mesures de publicité y afférentes ainsi que les lettres de convocation adressées à ses membres, y compris les preuves de leur envoi et de leur réception ; 3) le règlement des marchés publics applicable au présent marché ou tout document en tenant lieu ; 4) le dossier de candidature remis par chacune des sociétés titulaires ; 5) la lettre recommandée avec accusé de réception de transmission de l’offre retenue sur chacun des lots ou le récépissé remis au moment du dépôt de l’offre de chacune des sociétés ou la preuve de l’heure et la date de la transmission de leur offre par voie dématérialisée ; 6) les offres de prix globales et finales remises pour chacun des lots par les candidats non retenus ; 7) l’offre finale retenue pour chacun des lots, notamment l’offre de prix globale et détaillée ; 8) les questions posées par les candidats en cours de procédure et les réponses apportées par le pouvoir adjudicateur ou par tout éventuel assistant à la personne publique ; 9) les rapports de présentation établis conformément aux articles 79 et 170 du code des marchés publics ; 10) toute décision ou avis fixant une estimation du montant des lots du marché et les crédits budgétaires alloués ; 11) les rapports d’analyse des candidatures ou tout document en tenant lieu ; 12) les décisions d’admission des candidatures et la liste des candidats admis à présenter une offre, s’ils ont été formalisés sur des documents distincts ; 13) toute demande de précision adressée aux candidats sur le fondement de l’article 55 du code des marchés publics, les justifications apportées par ces derniers et les décisions adoptées par le pouvoir adjudicateur en conséquence ; 14) toute demande de précision adressée aux candidats sur le fondement de l’article 59 du code des marchés publics, les justifications apportées par ces derniers et les décisions adoptées par le pouvoir adjudicateur en conséquence ; 15) les rapports d’analyse des offres ou tout document en tenant lieu ; 16) les avis, les opinions, les conseils et plus généralement toute analyse relative aux candidatures et aux offres, établis par les services internes du pouvoir adjudicateur ou par son assistant à personne publique ; 17) toute demande d’avis ou de visa adressée au contrôleur financier concernant ce marché et les échanges intervenus, dans ce cadre, entre le contrôleur financier et l’autorité compétente à l’effet de préparer, passer et exécuter ledit marché ; 18) les décisions ayant abouti à l’attribution des lots du marché aux sociétés retenues ; 19) l’ensemble des pièces contractuelles relatives aux lots du marché, dans leur version intégrale et signées par les parties, accompagnées de la totalité des annexes y compris les éléments des offres retenues ; 20) toutes les décisions formalisant la signature des lots du marché autrement que par l’apposition de la signature du représentant du pouvoir adjudicateur sur l’acte d’engagement du lot concerné ; 21) les certificats et attestations fiscales et sociales remises par les sociétés attributaires en application de l’article 46 du code des marchés publics y compris la lettre de transmission desdits documents accompagnée de la preuve de la date de leur réception ; 22) la lettre de notification de chacun des lots du marché aux sociétés titulaires ; 23) tout autre document afférent à la procédure, à la préparation et à la passation de chacun des lots du marché. En l'absence de réponse de l'administration, la commission ne peut que rappeler qu'une fois signés, les marchés publics et les documents qui s'y rapportent sont considérés comme des documents administratifs soumis au droit d'accès institué par la loi du 17 juillet 1978. En conséquence, la communication à un candidat évincé des motifs ayant conduit la commission d'appel d'offres à ne pas lui attribuer le marché ne permet pas de refuser la communication de ces documents. Ce droit de communication, dont bénéficient tant les entreprises non retenues que toute autre personne qui en fait la demande, doit toutefois s'exercer dans le respect du secret en matière industrielle et commerciale, protégé par les dispositions du II de l'article 6 de cette loi. Sont notamment visées par cette réserve, les mentions relatives aux moyens techniques et humains, à la certification de système qualité, aux certifications tierces parties ainsi qu'aux certificats de qualification concernant la prestation demandée, ainsi que toute mention concernant le chiffre d'affaires, les coordonnées bancaires et les références autres que celles qui correspondent à des marchés publics. L'examen des offres des entreprises au regard du respect de ce secret conduit la commission à considérer que, sous réserve des spécificités propres à chaque marché : - l'offre de prix détaillée de l'entreprise retenue est en principe communicable dans la mesure où elle fait partie intégrante du marché ou du contrat ; - l'offre de prix globale des entreprises non retenues est, en principe, elle aussi communicable, en revanche, le détail technique et financier de leurs offres n'est pas communicable. De plus, doivent être occultées dans les documents préparatoires à la passation du marché (procès-verbaux, rapports d'analyse des offres) les mentions relatives aux détails techniques et financiers de ces offres. La commission précise que les notes et classements des entreprises non retenues ne sont communicables qu'à celles-ci, chacune en ce qui la concerne, en application du II de l'article 6 de la loi du 17 juillet 1978. En revanche, les notes, classements et éventuelles appréciations de l'entreprise lauréate du marché sont librement communicables. En application de ces principes, la commission estime que les documents visés aux points 4 à 23 sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978, sous réserve, d'une part, de l'occultation des mentions couvertes par l'un des secrets protégés par le II de l'article 6 de la même loi, et, d'autre part, de l'existence de ces documents. Elle émet donc un avis favorable à leur communication. La commission rappelle, par ailleurs, qu'en application du 2ème alinéa de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978, le droit à communication des documents administratifs ne s'applique pas aux documents qui font l'objet d'une diffusion publique. Elle émet, sous cette réserve et s'ils existent, un avis favorable à la communication des documents sollicités aux points 1) à 3).