Conseil 20124882 Séance du 10/01/2013

La commission d'accès aux documents administratifs a examiné dans sa séance du 10 janvier 2013 votre demande de conseil relative au caractère communicable, par consultation sur place, à un ancien agent du syndicat, des archives des arrêtés concernant les agents sur les vingt dernières années, notamment ceux relatifs à leur cessation de fonction pour mise en retraite et à leur promotion dans les douze mois précédant leur cessation de fonction. La commission rappelle qu’il résulte de l'article L. 5211-46 du code général des collectivités territoriales, applicable aux syndicats d'agglomération nouvelle en vertu de l'article L. 5332-1 du même code, que toute personne peut demander communication des délibérations et procès-verbaux des organes délibérants des établissements publics de coopération intercommunale, des arrêtés de leur président, ainsi que de leurs budgets et de leurs comptes. L’ensemble des pièces annexées à ces documents, y compris les pièces justificatives des comptes, sont en principe communicables à toute personne qui en fait la demande, selon les modalités prévues par l'article 4 de la loi n° 78-753 du 17 juillet 1978. La commission estime, ainsi que le Conseil d’État l’a jugé, dans sa décision Commune de Sète du 10 mars 2010 (n° 303814), à propos des dispositions similaires applicables aux communes, que la portée des dispositions de l'article L. 5211-46 n'est pas limitée aux arrêtés réglementaires. Ces dispositions ne sauraient, toutefois, être interprétées, eu égard à leur objectif d'information du public sur la gestion locale, comme prescrivant la communication sans limite de l'ensemble des mentions incluses dans une décision d'une autorité locale. En particulier, la commission estime qu'elles ne peuvent être interprétées comme prescrivant la communication des coordonnées personnelles des personnes faisant l'objet d'une décision individuelle, ni celle des documents ou mentions révélant une appréciation portée sur elles. En application de ces principes, la consultation par un ancien agent du syndicat des archives des arrêtés concernant les agents sur les vingt dernières années est donc possible, à l'exception de ceux qui comportent des mentions relatives aux coordonnées personnelles de ces agents ou qui révèlent une appréciation portée sur eux. Vous pouvez donc, notamment, autoriser la consultation des arrêtés relatifs à la promotion des agents et des arrêtés relatifs à leur cessation de fonction pour mise à la retraite, sur leur demande, de ces agents. En effet, ces documents ne révèlent pas d'appréciation sur les agents et ne comportent pas, en principe, leurs coordonnées personnelles. Enfin, la commission vous rappelle que, lorsqu'une demande porte sur un nombre ou un volume important de documents, l'administration est fondée à étaler dans le temps la réalisation des photocopies auxquelles le demandeur souhaiterait éventuellement procéder, afin que l’exercice du droit d’accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Les frais de reproduction et d’envoi peuvent être facturés dans le respect des textes en vigueur (décret du 30 décembre 2005 et arrêté du 1er octobre 2001), mais non le coût correspondant au surcroît de travail occasionné par la demande. Le paiement de ces frais, dont le demandeur doit être informé, peut être exigé préalablement à la remise des copies.