Avis 20123877 Séance du 22/11/2012

Madame XXX XXX, XXX, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 8 octobre 2012, à la suite du refus opposé par le président de la communauté de communes du Savès à sa demande de communication des documents suivants : 1) les délibérations portant création de postes d'emplois saisonniers de catégorie C, depuis le 1er mars 2004 ; 2) les délibérations portant création de postes d'emplois destinés à répondre à des besoins occasionnels, depuis le 1er mars 2004 ; 3) les délibérations portant création de postes d'agents non titulaires et autorisant le recrutement de ceux-ci pour le remplacement d'agents indisponibles ou absents, depuis le 1er mars 2004 ; 4) tous les arrêtés de recrutement d'agents non titulaires de catégorie C, depuis le 1er mars 2004 ; 5) la délibération de votre conseil communautaire concernant l'organisation d'une permanence de week-end pour l'accueil à la déchetterie. La commission rappelle, à titre liminaire, qu’elle n’est pas compétente pour se prononcer sur le droit d’information que les représentants du personnel et les organisations syndicales peuvent tirer, en cette qualité, de textes particuliers. Ces derniers peuvent en revanche se prévaloir, comme tout administré, de la loi du 17 juillet 1978 et des régimes particuliers énumérés aux articles 20 et 21 de cette loi pour obtenir la communication de documents. Après avoir pris connaissance de la réponse du président de la communauté de communes du Savès à la demande qui lui a été adressée, la commission rappelle qu’il résulte de l'article L. 5211-46 du code général des collectivités territoriales que toute personne peut demander communication des délibérations et procès-verbaux des organes délibérants des établissements publics de coopération intercommunale, des arrêtés de leur président, ainsi que de leurs budgets et de leurs comptes. L’ensemble des pièces annexées à ces documents, y compris les pièces justificatives des comptes, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, selon les modalités prévues par l'article 4 de la loi n° 78-753 du 17 juillet 1978, à l’exception des documents ou mentions portant une appréciation ou un jugement de valeur sur une personne physique nommément désignée ou facilement identifiable (CE 10 mars 2010 Commune de Sète n° 303814). La commission estime, par conséquent, que les documents sollicités sont communicables à la demanderesse en application de ces dispositions, après occultation, s'agissant des documents mentionnés aux points 3) et 4), des mentions qui porteraient une appréciation ou un jugement de valeur sur les agents concernés. Elle émet, sous cette seule réserve, un avis favorable. La commission prend note que l'administration a proposé à la demanderesse de consulter les documents sollicités dans ses locaux en raison de leur volume et de leurs conditions d'archivage et de photocopier les documents sélectionnés. Elle rappelle, à cet égard, que, hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. La commission souligne également qu'en application de l'article 35 du décret n° 2005-1755 du 30 décembre 2005, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. Par ailleurs, si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu.