Conseil 20121957 Séance du 24/05/2012

La commission d'accès aux documents administratifs a examiné dans sa séance du 24 mai 2012 votre demande de conseil relative au caractère communicable et aux modalités de communication, à une organisation syndicale non représentée dans les instances administratives paritaires de la commune, des documents suivants : 1) la liste des agents promouvables, de toutes les catégories et de tous les grades, pour toutes les commissions administratives paritaires (CAP) qui se sont tenues de 2001 à 2012 ; 2) la liste des agents promus, de toutes les catégories et de tous les grades, pour toutes les CAP qui se sont tenues de 2001 à 2012. La commission estime, en premier lieu, que la liste des agents promouvables selon les règles statutaires sur un grade ou un cadre d'emplois supérieur est communicable de plein droit à toute personne qui en ferait la demande, en application de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978. De même, la commission estime, en second lieu, que la liste des agents promus est communicable à toute personne qui en fait la demande, en application des mêmes dispositions, dès lors que la divulgation du jugement de valeur qu'elle porte sur les agents concernés n'est pas susceptible de leur porter préjudice. Elle précise toutefois que les mentions susceptibles de faire apparaître l'ordre de mérite doivent, le cas échéant, être occultées, de même que les mentions dont la divulgation serait susceptible de porter atteinte à la vie privée. En ce qui concerne les modalités de communication, la commission rappelle que le Conseil d'État a posé le principe selon lequel le droit à communication posé par l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978 ne s'applique qu'à des documents existants. Par conséquent, lorsqu'elle est saisie d'une demande tendant à la communication d'un document dont la communication est régie par la loi du 17 juillet 1978 et qui n'existe pas en tant que tel, l'administration n'est tenue, ni de faire des recherches en vue de collecter l'ensemble des documents éventuellement détenus, ni d'établir un document en vue de procurer les renseignements ou l'information souhaités.