Avis 20080674 Séance du 07/02/2008

Monsieur D. a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 15 janvier 2008, à la suite du refus opposé par la ministre de la justice (direction de la protection judiciaire de la jeunesse) à sa demande de communication : 1) de son dossier administratif détenu par la direction départementale ; 2) de son dossier administratif détenu par l'administration centrale. La commission rappelle que le dossier administratif d'un agent lui est communicable de plein droit, sur le fondement du II de l'article 6 de la loi du 17 juillet 1978 et que l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, par consultation gratuite sur place, par remise ou envoi de photocopies pouvant lui être facturées, ou par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous cette forme. La commission relève, en l'espèce, que M. D. a seulement sollicité de l'administration la consultation des dossiers mentionnés aux points 1) et 2). Concernant le point 1), la ministre de la justice (direction de la protection judiciaire de la jeunesse) a informé la commission, en réponse à la demande qui lui a été adressée, de ce qu'il n'existe qu'un seul dossier administratif relatif au demandeur et que ce dossier est conservé, pour des raisons de sécurité, à l'administration centrale du ministère. La commission ne peut, dès lors, que déclarer sans objet la demande sur ce point. Concernant le point 2), la ministre de la justice a indiqué que le demandeur a été invité, par courrier en date du 17 janvier 2008, à se présenter dans les services de l'administration centrale pour consulter son dossier administratif. La commission prend note de ces éléments et déclare donc sans objet la demande d'avis sur ce point. Elle précise toutefois que la consultation sur rendez-vous doit tenir compte à la fois du fonctionnement des services mais également, sous peine de faire obstacle en pratique au droit d'accès garanti par la loi du 17 juillet 1978, des contraintes professionnelles et personnelles des agents concernés (éloignement géographique, organisation nécessaire de leur déplacement.). A cet égard, la commission recommande que de tels rendez-vous soient fixés en concertation avec le demandeur, par téléphone ou par courriel, plutôt qu'unilatéralement, par voie postale.