Conseil 20074556 Séance du 22/11/2007

La commission d'accès aux documents administratifs a examiné dans sa séance du 22 novembre 2007 votre demande de conseil qui porte sur les questions suivantes : 1) est-il possible de communiquer aux représentants du personnel siégeant au sein des commissions de réforme des fonctionnaires de l'Etat et des fonctionnaires hospitaliers, les dossiers des agents inscrits à l'ordre du jour des séances, comprenant : a) les informations médicales, notamment l'expertise réalisée par un médecin agréé, b) l'adresse personnelle de l'agent ; 2) dès lors qu'aux termes de la décision du Conseil d'Etat du 26 septembre 2005, il est possible à l'intéressé d'accéder aux informations médicales relatives à sa santé par l'intermédiaire d'un mandataire, le représentant du personnel régulièrement désigné pour siéger au sein de la commission de réforme peut-il être considéré comme mandataire ès qualités ou doit-il détenir un mandat exprès de l'agent concerné, devant être renouvelé le cas échéant avant chaque passage du dossier de cet agent devant la commission de réforme ? La commission relève en premier lieu qu'aucun texte ne lui donne compétence pour se prononcer sur les informations qui peuvent ou doivent être communiquées aux représentants du personnel qui siègent au sein des commissions de réforme, pris en cette qualité. Elle constate cependant que la plupart des textes organisant de telles commissions comportent des dispositions habilitant, explicitement ou implicitement, les personnes qui siègent en leur sein à prendre connaissance des documents ou informations nécessaires à l'exercice de ce mandat. Sous réserve de dispositions de textes spécifiques relatifs à l'exercice du mandat de représentant du personnel au sein des commissions de réforme qui en disposeraient autrement, elle considère que l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978 autorise la communication de documents relatifs à des agents publics nommément désignés pour autant que la divulgation des informations qui y figurent ne soient pas contraires au II de l'article 6 de cette loi. En conséquence, doivent être occultées avant toute communication à des tiers, quels qu'ils soient, donc y compris en l'espèce aux représentants du personnel siégeant au sein des commissions de réforme des fonctionnaires de l'Etat et des fonctionnaires hospitaliers, les informations couvertes par le secret médical ou par le secret de la vie privée (adresse personnelle, âge notamment) et des dossiers personnels de chaque agent, celles qui portent un jugement ou une appréciation sur leur façon de servir ou celles qui révèlent un comportement de ces agents dont la divulgation pourrait leur porter préjudice. Il en résulte qu'au regard des dispositions de la loi du 17 juillet 1978, seul un mandat exprès de l'agent concerné autorisant un tiers à prendre connaissance de tout ou partie de son dossier, y compris des informations à caractère médical qu'il peut comporter, peut lever cet obstacle. En l'absence d'un tel mandat, la commission considère que les documents des dossiers des agents comprenant des informations médicales ne peuvent pas être communiqués à des tiers sur le fondement de cette loi. Concernant la durée des effets du mandat exprès, la commission estime que tout dépend des termes selon lesquels ce mandat est formulé : selon par exemple qu'il habilite le mandataire à prendre connaissance en une occasion de documents ou au titre d'une procédure en cours pendant toute la durée de celle-ci. En outre, dans l'hypothèse où un agent aurait donné à un tiers la possibilité d'accéder à des informations médicales ou personnelles le concernant, il lui est possible de revenir à tout moment sur cette décision dans la mesure où elle n'a pas épuisé tous ses effets. La commission insiste sur le fait que l'interprétation qu'elle donne de la loi du 17 juillet 1978 ne préjuge pas du droit d'accès que les textes relatifs aux commissions de réforme des fonctionnaires de l'Etat et des fonctionnaires hospitaliers ont pu instituer au profit des personnes qui siègent au sein de ces commissions.