Conseil 20051235 Séance du 17/03/2005

La commission d'accès aux documents administratifs a examiné dans sa séance du 17 mars 2005 votre demande de conseil relative aux points suivants : - caractère communicable, à des tiers ne siégeant pas au conseil d'administration du centre hospitalier spécialisé de Sarreguemines, des documents suivants : 1) les procès-verbaux et délibérations du conseil d'administration ; 2) les documents préparatoires transmis avec la convocation (rapports, études, projets de convention, etc.) ou distribués en séance aux personnes siégeant au conseil d'administration ; 3) les notes écrites et sténographiques ainsi que les enregistrements sonores réalisés lors des débats du conseil d'administration et qui servent à préparer le compte-rendu ou le procès-verbal définitif ; - conduite à tenir, le cas échéant, dans le cas où le document se présente comme un tout dont il est impossible de dissocier certains passages ou si l'occultation d'un grand nombre de mentions faisant apparaître le comportement de tiers nommément désignés ou facilement identifiables, et dont la divulgation pourrait leur porter préjudice, conduirait à lui faire perdre tout son sens. La commission a tout d'abord estimé que les procès-verbaux et délibérations du conseil d'administration constituaient des documents administratifs, au sens de la loi du 17 juillet 1978. Elle a considéré que la circonstance qu'aux termes des dispositions réglementaires du code de la santé publique, les séances du conseil d'administration ne sont pas publiques et que ces délibérations sont conservées dans un registre spécial à la disposition des administrateurs ne faisaient pas en soi obstacle à la communication de ces délibérations et procès-verbaux, en application de la loi précitée, sous réserve des éventuelles mentions dont la communication serait contraire aux dispositions de l'article 6 de la même loi. Elle a dès lors émis un avis favorable à la communication de ces documents sous cette réserve. La commission a suivi le même raisonnement pour les documents visés au point 2 ci-dessus et a émis un avis favorable à leur communication à la condition posée par l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978, que ces documents ne présentent plus un caractère préparatoire et que la procédure pour laquelle ils ont été élaborés soit achevée et sous réserve de la présence de mentions dont la communication serait contraire aux dispositions de l'article 6 de la même loi. S'agissant des documents visés au point 3, la commission a rappelé que des notes manuscrites et des enregistrements sonores constituaient des documents administratifs communicables, mais elle a estimé qu'ils revêtaient un caractère préparatoire tant que le compte-rendu ou le procès-verbal définitif en vue desquels ils avaient été réalisés n'avaient pas été établis. En revanche, après la réalisation de ces documents, les notes manuscrites et les enregistrements, s'ils ont été conservés, sont communicables à toute personne en faisant la demande en application de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978. La commission a enfin rappelé que s'agissant de tous ces documents, devaient le cas échéant faire l'objet d'une occultation préalable à leur communication, en application de l'article 6, § II, de la loi précitée, les éléments susceptibles de porter atteinte à l'un des secrets protégés par la loi, notamment ceux qui feraient apparaître le comportement d'une personne, dès lors que la divulgation de ce document pourrait lui porter préjudice, ou qui portent un jugement de valeur sur une personne physique ou encore qui comporteraient des informations couvertes par le secret médical. La commission a considéré que n'avaient pas à faire l'objet d'une communication les documents dont le sens ou la portée se trouveraient dénaturés par l'occultation d'un trop grand nombre de mentions, en application de ces principes.