Avis 20213960 Séance du 23/09/2021

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 18 juin 2021, à la suite du refus opposé par le directeur de l'école normale supérieure de Paris à sa demande de communication des éléments suivants relatifs à l'externalisation prévue de certains services informatiques chez l'entreprise X (via son produit « X ») : 1) le contrat (ou toute autre convention ou accord) signé par l'école avec le (futur) prestataire ou, si la signature n'est pas encore intervenue, l'indication de la date de sa future signature ; 2) le cas échéant, l'indication de l'existence passée, actuelle ou future d'un appel d'offres ayant pour objet cette externalisation ; 3) le montant annuel approximatif du contrat ; 4) l'indication selon laquelle la future externalisation résulte ou non d'un avenant à un contrat similaire à l'échelle de l’université Paris Sciences & Lettres (celle-ci ayant déjà choisi de réaliser une telle externalisation) ; 5) le cas échéant, l'avenant visé au point 4) ou l'indication de sa date d'établissement et de signature. La commission rappelle que le livre III du code des relations entre le public et l'administration garantit à toute personne un droit d’accès aux documents administratifs existants ou susceptibles d’être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant, mais ne fait pas obligation aux autorités administratives de répondre aux demandes de renseignements qui leur sont adressées. Par suite, elle ne peut que se déclarer incompétente pour se prononcer sur les points 2), 3) et 4) de la demande ainsi que sur les « indications » mentionnées aux points 1) et 5) de celle-ci, qui portent en réalité sur des renseignements. Par ailleurs, la commission rappelle qu'une fois signés, les marchés publics et les documents qui s'y rapportent sont considérés comme des documents administratifs soumis au droit d'accès institué par le livre III du code des relations entre le public et l’administration. En conséquence, la communication à un candidat écarté des motifs ayant conduit la commission d'appel d'offres à ne pas lui attribuer le marché ne permet pas de refuser la communication de ces documents. Ce droit de communication, dont bénéficient tant les entreprises non retenues que toute autre personne qui en fait la demande, doit toutefois s'exercer dans le respect du secret des affaires, protégé par les dispositions de l’article L311-6 de cette loi. Sont notamment visées par cette réserve, les mentions relatives aux moyens techniques et humains, à la certification de système qualité, aux certifications tierces parties ainsi qu'aux certificats de qualification concernant la prestation demandée, ainsi que toute mention concernant le chiffre d'affaires, les coordonnées bancaires et les références autres que celles qui correspondent à des marchés publics. L'examen des offres des entreprises au regard du respect de ce secret conduit la commission à considérer que, sous réserve des particularités propres à chaque marché : - l'offre de prix détaillée de l'entreprise retenue est en principe communicable dans la mesure où elle fait partie intégrante du marché ou du contrat ; - l'offre de prix globale des entreprises non retenues est, en principe, elle aussi communicable. En revanche, le détail technique et financier de leurs offres n'est pas communicable. De plus, doivent être occultées dans les documents préparatoires à la passation du marché (procès-verbaux, rapports d'analyse des offres), les mentions relatives aux détails techniques et financiers de ces offres. La commission précise que les notes et classements des entreprises non retenues ne sont communicables qu'à celles-ci, chacune en ce qui la concerne, en application de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration. En revanche, les notes, classements et éventuelles appréciations de l'entreprise lauréate du marché sont librement communicables. En conséquence, la commission émet, sous ces réserves, un avis favorable à la communication, s'ils existent, des documents mentionnés aux points 1) et 5) de la demande.