Avis 20213959 Séance du 23/09/2021

Monsieur X a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 19 juin 2021, à la suite du refus opposé par le président de la fondation de coopération scientifique Paris sciences et lettres à sa demande de communication des éléments suivants relatifs à l'externalisation, partiellement réalisée, de certains services informatiques de l'université et potentiellement de ses établissements, chez l'entreprise X (via son produit « X ») : 1) la date à laquelle cette externalisation a été décidée ; 2) le cas échéant, l'indication de l'existence d'un appel d'offres ayant pour objet cette externalisation ; 3) le montant annuel approximatif en jeu ; 4) le calendrier (au moins approximatif) de migration ; 5) les instance(s) qui ont été consultées ou ont délibéré à ce sujet (conseil d'administration, sénat académique, conseil du directoire, etc.) ; 6) les contrat(s) (ou toute(s) convention(s) ou accord(s)) signé(s) avec X ; 7) le cas échéant, l'indication de l'existence, au sein du (des) contrat(s) visé(s) au point 6), d'une ou plusieurs clauses permettant à un établissement de l'université de nouer un partenariat similaire pour la migration de certains de ses services informatiques, et ce sans passer à nouveau par un appel d'offres. La commission, qui a pris connaissance des observations du président de la fondation de coopération scientifique Paris sciences et lettres, rappelle que le livre III du code des relations entre le public et l'administration garantit à toute personne un droit d’accès aux documents administratifs existants ou susceptibles d’être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant, mais ne fait pas obligation aux autorités administratives de répondre aux demandes de renseignements qui leur sont adressées. Par suite, elle ne peut que se déclarer incompétente pour se prononcer sur la demande en ses points 1) à 5) et 7), qui n'identifient aucun document et portent en réalité sur des renseignements. S'agissant du point 6), la commission estime en revanche que la demande est formulée de manière suffisamment précise pour permettre à l'administration d'identifier le ou les documents sollicités. Elle rappelle qu'une fois signés, les marchés publics et les documents qui s'y rapportent sont considérés comme des documents administratifs soumis au droit d'accès institué par le livre III du code des relations entre le public et l’administration. En conséquence, la communication à un candidat écarté des motifs ayant conduit la commission d'appel d'offres à ne pas lui attribuer le marché ne permet pas de refuser la communication de ces documents. Ce droit de communication, dont bénéficient tant les entreprises non retenues que toute autre personne qui en fait la demande, doit toutefois s'exercer dans le respect du secret des affaires, protégé par les dispositions de l’article L311-6 de cette loi. Sont notamment visées par cette réserve, les mentions relatives aux moyens techniques et humains, à la certification de système qualité, aux certifications tierces parties ainsi qu'aux certificats de qualification concernant la prestation demandée, ainsi que toute mention concernant le chiffre d'affaires, les coordonnées bancaires et les références autres que celles qui correspondent à des marchés publics. L'examen des offres des entreprises au regard du respect de ce secret conduit la commission à considérer que, sous réserve des particularités propres à chaque marché : - l'offre de prix détaillée de l'entreprise retenue est en principe communicable dans la mesure où elle fait partie intégrante du marché ou du contrat ; - l'offre de prix globale des entreprises non retenues est, en principe, elle aussi communicable. En revanche, le détail technique et financier de leurs offres n'est pas communicable. De plus, doivent être occultées dans les documents préparatoires à la passation du marché (procès-verbaux, rapports d'analyse des offres), les mentions relatives aux détails techniques et financiers de ces offres. La commission précise que les notes et classements des entreprises non retenues ne sont communicables qu'à celles-ci, chacune en ce qui la concerne, en application de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration. En revanche, les notes, classements et éventuelles appréciations de l'entreprise lauréate du marché sont librement communicables. La commission émet ainsi, sous ces réserves et à condition qu'ils existent, un avis favorable à la communication des documents mentionnés au point 6) de la demande.