Avis 20193875 Séance du 31/12/2019

Madame X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 19 juin 2019, à la suite du refus opposé par le directeur général des finances publiques à sa demande de communication, par mail, de la copie des documents suivants, pour l'année 2018 : 1) les bordereaux comptables (dépenses et recettes) établis par la mairie de Saint-Alban-en-Montagne, concernant le budget principal ainsi que les budgets annexes (eau, sectional, etc.) ; 2) les comptes de gestion du receveur. La commission, qui a pris connaissance de la réponse du directeur général des finances publiques, rappelle qu’il résulte de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales que toute personne peut demander communication des délibérations et procès-verbaux du conseil municipal, des arrêtés municipaux, ainsi que des budgets et comptes de la commune. L’ensemble des pièces annexées à ces documents, y compris les pièces justificatives des comptes, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, selon les modalités prévues par l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration. Elle considère donc que les documents demandés au point 1) sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application des articles L311-1 du code des relations entre le public et l'administration et L2121-26 du code général des collectivités territoriales. Elle émet, dès lors, un avis favorable à la communication des documents sollicités, et prend note de l'intention du directeur général des finances publiques d'y procéder prochainement. S'agissant des modalités de communication de ces documents, la commission précise qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. Elle estime que ces dispositions ne font pas obligation à l’administration de communiquer sous forme électronique les documents dont elle ne dispose pas déjà sous cette forme, ou de numériser un document disponible en version papier. Les fichiers sollicités par Madame X n'étant pas disponibles dans un format dématérialisé permettant leur communication par courriel comme elle le demande, la commission prend acte de la proposition du directeur général des finances publiques de l'inviter à consulter sur place les documents sollicités et d'en demander le cas échéant une copie. La commission rappelle enfin qu’en vertu de l'article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration, « des frais correspondant au coût de reproduction et, le cas échéant, d'envoi de celui-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Pour le calcul de ces frais sont pris en compte, à l'exclusion des charges de personnel résultant du temps consacré à la recherche, à la reproduction et à l'envoi du document, le coût du support fourni au demandeur, le coût d'amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document ainsi que le coût d'affranchissement selon les modalités d'envoi postal choisies par le demandeur ». Les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir 0,18 euro la page en format A4, 1,83 euro pour une disquette et 2,75 euros pour un cédérom. L'intéressé est avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. S'agissant du point 2), le directeur général des finances publiques a informé la commission que les documents sollicités avaient été adressés à la demanderesse par courriel en date du 26 août 2019. La commission déclare en conséquence sans objet ce point de la demande. Le présent avis est rendu au nom de la commission, par délégation donnée à son président en vertu des articles L341-1 et R341-5-1 du code des relations entre le public et l'administration.