Avis 20192130 Séance du 28/11/2019

Monsieur X, X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 15 avril 2019, à la suite du refus opposé par le président du syndicat des eaux de l'Amballon à sa demande de communication des documents suivants : 1) les documents annexés à la délibération non numérotée du 17 Octobre 2011 : a) la fiche du vote ; b) le contenu des interventions du président et du représentant de la Saur; c) le devis communiqué aux élus lors de ce conseil syndical ; 2) tous les éléments technico-financiers ayant déterminé le montant contractuel global dédié à la mise en place de la télé-relève ; 3) les rapports d'expert commandés par le syndicat ; 4) les documents justifiant l'équivalence financière des 28 mois de prolongement du contrat versus les 257 000€ de la soulte comme bien de reprise faisant suite à l'installation de la télé-relève ; 5) les comptes d'exploitation détaillés par les articles 11-4-1 et suivants du contrat pour la période 2008 à 2018 incluse ; 6) les comptes détaillés de la délégation de service public pour la même période ; 7) les rapports sur le prix et la qualité du service (RPQS) depuis l'origine du contrat ; 8) le montant des sommes encaissées au titre des frais et amendes en 2017 et 2018 suite aux impayés ayant entrainé une coupure ou une limitation de débit ; 9) la liste des usagers victimes de la coupure ou la limitation du débit. Après avoir pris connaissance de la réponse de l'administration, la commission rappelle, s'agissant des documents sollicités aux points 1), 5), 6) et 8), qu’il résulte de l'article L5211-46 du code général des collectivités territoriales que toute personne peut demander communication des délibérations et procès-verbaux des organes délibérants des établissements publics de coopération intercommunale, des arrêtés de leur président, ainsi que de leurs budgets et de leurs comptes. L’ensemble des pièces annexées à ces documents, y compris les pièces justificatives des comptes, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, selon les modalités prévues par l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration. Elle émet donc un avis favorable sur ces points. S'agissant des documents sollicités aux points 2) et 4), la commission rappelle qu'une fois signés, les contrats de délégation de service public et les documents qui s'y rapportent sont considérés comme des documents administratifs soumis au droit d'accès institué par le livre III du code des relations entre le public et l’administration. En conséquence, la communication à un candidat écarté des motifs ayant conduit à ne pas lui attribuer le contrat ne permet pas de refuser la communication de ces documents. Ce droit de communication, dont bénéficient tant les entreprises non retenues que toute autre personne qui en fait la demande, doit toutefois s'exercer dans le respect du secret des affaires, protégé par les dispositions de l’article L311-6 de ce code. Sont notamment visées par cette réserve les mentions relatives aux moyens techniques et humains, à la certification de système qualité, aux certifications tierces parties ainsi qu'aux certificats de qualification concernant la prestation demandée, ainsi que toute mention concernant le chiffre d'affaires, les coordonnées bancaires et les références autres que celles qui correspondent à des contrats publics. En application de ces principes, la commission considère de façon générale que, sous réserve des particularités propres à chaque délégation : - l'offre détaillée de l'entreprise retenue est en principe communicable, dans la mesure où elle fait partie intégrante du contrat ; - l'offre globale des entreprises non retenues est, en principe, elle aussi communicable. En revanche, le détail technique et financier de leurs offres n'est pas communicable. De plus, doivent être occultées dans les documents préalables à la conclusion de la délégation de service public (procès-verbaux, rapports de la commission prévue à l'article L1411-5 du code général des collectivités territoriales et de l'autorité habilitée à signer le contrat, documents relatifs à la négociation des offres) les mentions relatives aux détails techniques et financiers de ces offres ; – les notes et classements des entreprises non retenues ne sont communicables qu'à celles-ci, chacune en ce qui la concerne, en application de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration. En revanche, les notes, classements et éventuelles appréciations de l'entreprise lauréate du contrat sont librement communicables ; – le contrat de délégation de service public est communicable ainsi que ses annexes, sous réserve de l'occultation des éléments couverts par le secret des affaires. La commission émet donc, dans cette mesure, un avis favorable sur ces points. S'agissant des documents sollicités au point 3), la commission estime que ceux-ci sont communicables à toute personne qui en fait la demande en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, dès lors qu’ils ont perdu leur caractère préparatoire, après occultation des éventuelles mentions protégées en application de l'article L311-6 de ce code, notamment celles couvertes par le secret de la vie privée (coordonnées personnelles) et par le secret des affaires. Elle émet donc, sous ces réserves, un avis favorable sur ce point. S'agissant des documents sollicités au point 7), la commission rappelle que l'article L124-2 du code de l'environnement qualifie d'informations relatives à l'environnement toutes les informations disponibles, quel qu'en soit le support, qui ont notamment pour objet l’état des éléments de l'environnement, tels que l'eau. En l'espèce, bien qu’elle n’ait pu en prendre connaissance, la commission estime que les rapports demandés contiennent des informations relatives à l'environnement, relevant par suite du champ d'application de ces dispositions. Ils sont par conséquent communicables, dans cette mesure, à toute personne qui en fait la demande, après l’occultation des mentions couvertes par le secret des affaires, notamment celles relatives aux moyens humains et techniques du délégataire, en application de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration. En revanche, les mentions de ces rapports qui porteraient sur des émissions de substance dans l'environnement, entendues comme toutes les informations sur ces émissions qui sont pertinentes pour la protection de l'environnement, notamment le rejet dans l’environnement de produits ou de substances mais également les émissions résultant de la pulvérisation d’un produit, pour autant que ce rejet soit effectif ou prévisible dans des conditions normales ou réalistes d’utilisation du produit ou de la substance, ne seraient pas couvertes par un tel secret, seules les mentions relatives à la conduite de la politique extérieure de la France, à la sécurité publique ou à la défense nationale, au déroulement des procédures juridictionnelles et à la recherche d’infractions pouvant donner lieu à des sanctions pénales ou à des droits de propriété intellectuelle pouvant, en application de l'article L124-5 du code de l'environnement faire obstacle à leur communication. Enfin, s'agissant du document sollicité au point 9), la commission considère que celui-ci est soumis au droit d'accès prévu par l’article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration, sous les réserves notamment prévues par l'article L311-6 du même code et, en particulier, de l'occultation des éléments dont la communication porterait atteinte à la protection de la vie privée (nom, prénom et adresse des usagers), sauf à ce que ces occultations privent d'intérêt la communication du document. Elle émet donc, sous cette réserve, un avis favorable sur ce point. La commission précise que, hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. La commission souligne également qu'en application de l'article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. Par ailleurs, si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu.