Avis 20183468 Séance du 31/08/2019

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 5 décembre 2018, à la suite du refus opposé par le maire de Champigny-sur-Yonne à sa demande de communication des documents suivants concernant la création d'une agence postale communale : 1) l'appel d'offres avec cahier des charges ; 2) le devis du ou des prestataires retenus. La commission estime que les documents mentionnés au point 1) sont communicables à toute personne qui en fait la demande en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration. S'agissant en revanche des devis mentionnés au point 2), la commission estime qu'ils sont couverts par le secret des affaires en application de l'article L311-6 du même code. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Champigny-sur-Yonne a informé la commission de la possibilité pour Monsieur X de venir consulter le dossier de création de l'agence postale communale dans ses services, sur rendez-vous. La commission en prend note mais relève que la demande porte non sur une consultation, mais sur l'envoi d'une copie des documents. La commission rappelle à ce titre, qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. L'intéressé est avisé du montant total des frais à acquitter dont le paiement préalable peut être exigé. La commission estime cependant que ces dispositions ne font pas obligation à l’administration de communiquer sous forme électronique les documents dont elle ne dispose pas déjà sous cette forme, ou de numériser un document disponible en version papier. Elle invite donc le maire de Champigny-sur-Yonne à adresser à Monsieur X un exemplaire des documents mentionnés aux points 1). Le présent avis est rendu au nom de la commission, par délégation donnée à son président en vertu des articles L341-1 et R341-5-1 du code des relations entre le public et l'administration.