Conseil 20180522 Séance du 19/04/2018

La commission d'accès aux documents administratifs a examiné dans sa séance du 19 avril 2018 votre demande de conseil relative au caractère communicable des actes d'état civil, et plus particulièrement ceux de plus de soixante-quinze ans à compter de la date de clôture du registre, sur lesquels une ou plusieurs mentions en marge ont été apposées. La commission vous rappelle à titre liminaire que, par principe, les documents d'archives sont communicables de plein droit, en vertu de l'article L213-1 du code du patrimoine. Néanmoins, par dérogation à cet article, certaines catégories de documents, en raison des informations qu'ils contiennent, ne sont pas immédiatement communicables et les délais après lesquels ils sont librement accessibles sont définis à l'article L213-2 de ce même code. À ce titre, les registres de l'état civil, selon la nature des actes qu'ils contiennent, n'obéissent pas tous aux mêmes délais. 1) Sur les délais de communicabilité et les conditions de délivrance de copies ou d'extraits En ce qui concerne les registres des actes de naissance, de reconnaissance et de mariage, la commission vous confirme qu'ils sont communicables à toute personne qui en fait la demande à l’expiration d’un délai de soixante-quinze ans à compter de la date de leur clôture, comme le détermine le e) du 4° du I de l’article L. 213-2, et que celle-ci peut donc, à ce titre, y accéder selon les modalités énumérées au point 2) de ce conseil. La commission précise néanmoins que le respect du délai de soixante-quinze ans empêche la consultation directe par le demandeur de registres communicables lorsque ceux-ci sont reliés en un même volume avec des registres qui ne le sont pas encore et que vous n'êtes pas en mesure, si la demande ne porte pas sur un petit nombre d’actes précisément désignés et compte tenu des moyens dont vous disposez, d’assurer la consultation sur place des registres communicables sans empêcher celle des registres non communicables. Les registres qui sont en deçà du délai de soixante-quinze ans ne peuvent en effet être directement consultés que par les agents de l’État habilités à cet effet et les personnes munies d'une autorisation écrite de l'administration des archives, conformément au I de l'article L213-3 du même code. Les personnes autorisées à obtenir de vos services une copie des actes antérieurs à soixante-quinze ans sont définies à l'article 30 du décret n°2017-890 du 6 mai 2017 relatif à l'état civil. Les autres personnes ne peuvent obtenir la copie intégrale d'un acte qu'en vertu d'une autorisation du procureur de la République. En cas de refus de celui-ci, ils peuvent saisir le président du tribunal de grande instance qui statue par ordonnance de référé. S'agissant des registres des actes de décès, s'ils sont en principe immédiatement communicables à compter de leur date de clôture, la commission attire néanmoins votre attention sur les exceptions prévues aux articles 26 et 30 du décret du 6 mai 2017. D'une part, les actes de décès dont la communication est de nature à porter atteinte, compte tenu des circonstances du décès, à la sécurité des personnes qui y sont désignées, sont soumis aux dispositions du 3° du I de l'article L213-2 du code du patrimoine, à savoir un délai de cinquante ans à compter de la date de l'acte. D'autre part, si les copies intégrales des actes de décès et des actes d'enfant sans vie peuvent être délivrées à toute personne, toutefois, lorsque la communication des informations figurant dans l'acte de décès est de nature à porter atteinte, compte tenu des circonstances du décès, à la sécurité des personnes désignées dans l'acte, le procureur de la République peut limiter la délivrance des copies intégrales de l'acte aux catégories de personnes mentionnées à l'article 30 de ce décret, ainsi qu'aux ayants droit du défunt, à la condition qu'ils justifient des nom et prénoms usuels des parents de celui-ci. D'une manière générale, la commission ajoute que l’article 10 du décret du 6 mai 2017 prévoit que les registres sont clos par l’officier de l’état civil à la fin de chaque année. Elle en déduit par conséquent que les actes de naissance, de reconnaissance et de mariage sont communicables à toute personne qui en fait la demande à l’expiration d’un délai de soixante-quinze ans à compter du 31 décembre de l’année au cours de laquelle ils ont été établis. En l’absence de toute disposition permettant d’occulter d’un registre de l’état civil, en vue de sa communication au-delà du délai ainsi compté, l’une des mentions que comporte ce registre, la commission ajoute que l’acte est communicable avec l’ensemble des mentions apposées, dans les cas prévus par la loi ou en exécution d’une décision de l’autorité judiciaire, en marge de cet acte. 2) Sur les modalités de communication La commission vous rappelle qu’en vertu de l’article L213-1 du code du patrimoine, l’accès aux archives de l'état civil s’exerce dans les conditions définies pour les documents administratifs à l’article L311-9 du code des relations entre le public et l'administration, c'est-à-dire, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration : a) soit par consultation gratuite sur place ; b) soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique ; c) soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation et à l'intégrité physique du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. La commission précise que les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir, dans le cas de copies réalisées sur support papier, 0,18 euro la page en format A4, dispositions qui s'appliquent aussi bien aux collectivités territoriales qu'à l'État et à ses établissements publics ; d) soit par publication des informations en ligne, dans le respect des délais prévus par l'article L213-2 du code du patrimoine ainsi que l'article 4-1 de la délibération n°2012-113 du 12 avril 2012, dans laquelle la commission nationale de l'informatique et des libertés explicite des délais différents de publication sur Internet selon que les mentions marginales sont occultées ou non.