Avis 20151532 Séance du 07/05/2015

Maître X, X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 25 mars 2015, à la suite du refus opposé par le Directeur du Groupe Hospitalier Nord-Vienne à sa demande de communication des documents suivants concernant les lots n° 1 « Assurance dommages aux biens et risques annexes » et n° 2 « Responsabilité et risques annexes » du marché public portant sur des prestations de services d'assurances pour les centres hospitaliers de Châtellerault et de Loudun du groupe hospitalier Nord-Vienne : 1) les procès-verbaux et leurs annexes (ouverture des plis, examen des candidatures, examen des offres, choix de l'attributaire) ; 2) le rapport d'analyse des offres ; 3) l'avis de l'assistant à maîtrise d'ouvrage (société PROTECTAS) ; 4) le rapport de présentation du marché ; 5) l'intégralité des conditions particulières afférentes au lot n° 2. La commission rappelle qu'une fois signés, les marchés publics et les documents qui s'y rapportent sont considérés comme des documents administratifs soumis au droit d'accès institué par la loi du 17 juillet 1978. En conséquence, la communication à un candidat écarté des motifs ayant conduit la commission d'appel d'offres à ne pas lui attribuer le marché ne permet pas de refuser la communication de ces documents. Ce droit de communication, dont bénéficient tant les entreprises non retenues que toute autre personne qui en fait la demande, doit toutefois s'exercer dans le respect du secret en matière industrielle et commerciale, protégé par les dispositions du II de l'article 6 de cette loi. Sont notamment visées par cette réserve les mentions relatives aux moyens techniques et humains, à la certification de système qualité, aux certifications tierces parties ainsi qu'aux certificats de qualification concernant la prestation demandée, ainsi que toute mention concernant le chiffre d'affaires, les coordonnées bancaires et les références autres que celles qui correspondent à des marchés publics. L'examen des offres des entreprises au regard du respect de ce secret conduit la commission à considérer que, sous réserve des particularités propres à chaque marché : - l'offre de prix détaillée de l'entreprise retenue est en principe communicable dans la mesure où elle fait partie intégrante du marché ou du contrat. - l'offre de prix globale des entreprises non retenues est, en principe, elle aussi communicable. En revanche, le détail technique et financier de leurs offres n'est pas communicable. De plus, doivent être occultées dans les documents préparatoires à la passation du marché (procès-verbaux, rapports d'analyse des offres) les mentions relatives aux détails techniques et financiers de ces offres. La commission précise que les notes et classements des entreprises non retenues ne sont communicables qu'à celles-ci, chacune en ce qui la concerne, en application du II de l'article 6 de la loi du 17 juillet 1978. En revanche, les notes, classements et éventuelles appréciations de l'entreprise lauréate du marché sont librement communicables. Dans ce cadre, la commission considère que les informations contenues dans un contrat d'assurance, relatives aux garanties proposées, à l'assiette et aux taux de prime ainsi qu'aux éventuelles franchises, en tant qu'elles permettent de connaître, d'une part, les conditions de prix arrêtées entre l'administration et l'entreprise retenue et, d'autre part, l'objet même de la prestation acquise, ne relèvent pas du secret en matière industrielle et commerciale (cf conseil n°20144451 du 11 décembre 2014). En l'espèce, en réponse à la demande qui lui a été adressée, le directeur du groupe hospitalier Nord-Vienne a informé la commission qu'en l'absence de commission d'appel d'offres au sein de l'établissement, il n'a pas été établi de procès-verbal tel que ceux mentionnés au point 1) de la demande. Il a également produit copie du courrier adressé le 25 février 2015 au client de Maître X et des autres pièces sollicitées qui existent, avec, pour certaines d'entre elles, occultation de certaines mentions. Dans ces conditions, et au vu de ces pièces, la commission déclare tout d'abord sans objet le point 1) de la demande, qui porte sur des documents qui n'existent pas. Ensuite, sous réserve que le rapport d'analyse des offres mentionné au point 2) corresponde au "rapport technique de présentation" que lui a transmis le directeur du groupe hospitalier, la commission émet un avis favorable à la communication de ce document, tel qu'elle a pu en prendre connaissance, c'est à dire avec occultation des seules mentions relatives au détail des offres autres que celle du BEAH et du candidat retenu. En outre, la commission rappelle qu'au contraire de ce qu'estime le directeur du groupement hospitalier, l'avis de l'assistant à la maîtrise d'ouvrage, mentionné au point 3), reçu par le groupement hospitalier dans le cadre de ses missions de service public, en l'occurrence en vue de l'attribution d'un marché public portant sur des prestations qui concourent à l'exercice de ces missions, présente bien le caractère d'un document administratif. Tel que la commission a pu en prendre connaissance, c'est à dire après occultation des mentions relatives au détail des offres autres que celles du BEAH et du candidat retenu, ce document est communicable au demandeur. La commission émet donc un avis favorable sur ce point également. Par ailleurs, la commission constate que le rapport de présentation mentionné au point 4) a été communiqué par ce courrier du 25 février 2015 au mandataire de Maître X. Elle déclare donc irrecevable la demande sur ce point, en l'absence du refus de communication invoqué. Enfin, la commission estime que les conditions particulières afférentes au lot n°2 (point 5 de la demande) sont communicables à toute personne qui le demande, en application des principes énoncés ci-dessus, et elle émet un avis favorable sur ce point.