Conseil 20022302 Séance du 30/05/2002
- caractère administratif d'un document :
- possibilité de qualifier de document administratif les lettres adressées au département par des personnes (physiques et morales) de droit privé telles que les lettres de plaintes, de dénonciation, qu'elles soient anonymes ou non ;
- possibilité de qualifier de document administratif une lettre envoyée par un particulier à une caisse d'allocations familiales dénonçant le comportement d'une ou plusieurs personnes dès lors que la caisse en transmet une copie au département et que ce dernier en tire les conclusions qui le portent à déclencher une enquête sociale ;
- caractère communicable de documents administratifs :
- possibilité de considérer qu'une lettre manuscrite adressée au département n'est communicable qu'à son auteur dans la mesure où il dénonce et porte un jugement sur le comportement d'autres personnes ;
- possibilité de considérer que les lettres anonymes et manuscrites de dénonciation ne peuvent être consultées ou communiquées puisque la consultation ou la communication porterait atteinte à la sécurité des personnes compte tenu du fait que l'écriture permet d'identifier l'auteur ;
- possibilité pour le département d'informer systématiquement les autres départements français qu'il a pris une décision de refuser ou d'abroger l'agrément à l'adoption ou à l'exercice de l'activité d'assistant maternel ;
- caractère communicable de cette décision à l'intéressé et autres.
La commission d'accès aux documents administratifs a examiné dans sa séance du 30 mai 2002 votre demande de conseil relative à la possibilité de qualifier de document administratif les lettres adressées au département par des personnes (physiques et morales) de droit privé telles que les lettres de plaintes, de dénonciation, qu'elles soient anonymes ou non qui amènent le département à déclencher une enquête sociale.
La commission vous confirme que sont des documents administratifs tous les documents produits ou détenus par une administration publique dès lors qu'ils sont liés par leur nature, leur objet ou leur utilisation à la gestion de ce service public. Les lettres que vous décrivez sont donc des documents administratifs au sens de la loi du 17 juillet 1978 modifiée par celle du 12 avril 2000.
Néanmoins dans la mesure où ce document fait apparaître le comportement d'une personne et que la divulgation de ce comportement pourrait lui porter préjudice, il n'est communicable qu'à son auteur en application du 3ème alinéa de l'article 6-II de la loi précitée. Dans ce cas, une lettre anonyme n'est communicable que si elle n'est pas manuscrite et que son auteur ne peut être identifié.
S'agissant de la possibilité pour le département d'informer systématiquement les autres départements français qu'il a pris une décision de refuser ou d'abroger l'agrément à l'adoption ou à l'exercice de l'activité d'assistant maternel, la commission s'est déclaré incompétente pour vous conseiller en ce domaine qui n'entre pas dans le champ d'application de la loi du 17 juillet 1978 puisque la commission ne peut émettre des avis que sur des demandes de communication et non sur des méthodes de diffusion d'information entre administrations. Elle vous confirme cependant que ces décisions sont individuellement communicables aux personnes qu'elles concernent.