Avis 20216533 Séance du 25/11/2021

Monsieur X a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 12 octobre 2021, à la suite du refus opposé par le président de la communauté d'agglomération du Niortais à sa demande de communication de la copie des documents suivants : 1) les devis et les factures d'acquisition des polices de caractères téléchargées par les agents de la collectivité, indiquant : a) le nombre de licences pour les polices de caractères (typographies) acquises, constituées en famille ou en polices seules ; b) le nombre de postes de travail concernés par ces acquisitions ; c) les dates qui devront être antérieures ou contemporaines à la production de supports de communication pour la période allant du 30 septembre 2015 au 31 décembre 2016 inclus ; 2) les devis et les factures relatifs aux supports de communication numériques ou imprimés des deux services sports d'eau et école d'arts plastiques, incluant la période du 1er janvier au 1er août 2016 ; 3) les relevés de ses arrêts de travail depuis septembre 2012 jusqu'à juillet 2021 ; 4) les contrats de travail, depuis 2016 jusqu'à aujourd'hui, occultés des mentions personnelles, des personnes engagées par la communauté d'agglomération pour pourvoir le poste d'infographiste de la mission communication interne. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le président de la communauté d'agglomération du Niortais a informé la commission qu’un certain nombre de documents avaient déjà été transmis au demandeur préalablement à la saisine de la commission, en réponse à six demandes de communication formulées par ce dernier. La commission en prend note mais rappelle que cette circonstance ne fait en principe pas obstacle à une nouvelle demande, sous réserve que celle-ci ne présente pas un caractère abusif. Elle relève, en outre, que n’a éventuellement pas été communiqué au demandeur l’ensemble des documents demandés. Elle estime donc que la demande n’est pas dépourvue d’objet. La commission rappelle, ensuite, qu'il ressort des dispositions de l'article R311-15 du code des relations entre le public et l'administration que toute personne qui a sollicité la communication de documents administratifs auprès d'une administration dispose d'un délai de deux mois à compter de la notification du refus pour saisir la Commission d'accès aux documents administratifs. En l'espèce, les demandes de communication des documents mentionnés aux points 1) et 2) ont fait l'objet de décisions expresses de la communauté d'agglomération du Niortais le 13 décembre 2019 et le 6 mars 2020, adressées en recommandé avec accusé de réception à Monsieur X et indiquant les voies et délais de recours, notamment le délai de saisine de la commission. Par conséquent, la commission ne peut que déclarer sa saisine irrecevable sur ces points en raison de son caractère tardif. Elle relève, au demeurant, que les documents mentionnés au point 2) en possession de l’administration ont, à cette occasion, été transmis au demandeur. S’agissant du point 3), la commission estime que ces documents, s’ils existent, sont communicables à l’intéressé, en application de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration. Elle observe que ces pièces lui ont déjà adressées par courrier du 12 juillet 2021. Enfin, s’agissant du point 4), la commission estime que la vie privée des fonctionnaires et agents publics doit bénéficier de la même protection que celle des autres citoyens. Elle admet toutefois que les fonctions et le statut de ces personnels justifient que certaines informations les concernant puissent être communiquées. Il en est ainsi, notamment, de la qualité d'agent public, de l'adresse administrative et, s'agissant de la rémunération, des composantes fixes de celle-ci : grade et échelon, indice de traitement, nouvelle bonification indiciaire (NBI), indemnités de sujétion. La commission estime cependant que, si les administrés doivent pouvoir accéder à certains renseignements concernant la qualité de leur interlocuteur, la protection, par l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration, de la vie privée impose que ces aménagements soient limités à ce qui est strictement nécessaire à leur information légitime. Ainsi, s'agissant des éléments de rémunération, la commission est défavorable à la communication des informations liées, soit à la situation familiale et personnelle (supplément familial), soit à l'appréciation ou au jugement de valeur porté sur la manière de servir de l'agent (primes pour travaux supplémentaires, primes de rendement), ou encore de celles relatives aux horaires de travail, aux indemnités et heures supplémentaires. Il en va de même, pour le cas où la rémunération comporterait une part variable, du montant total des primes versées ou du montant total de la rémunération, dès lors que ces données, combinées avec les composantes fixes, communicables, de cette rémunération, permettraient de déduire le sens de l'appréciation ou du jugement de valeur porté sur l'agent. Le Conseil d’État (CE, 24 avril 2013, n° 343024 et CE, 26 mai 2014, n° 342339) a précisé que lorsque la rémunération qui figure dans le contrat de travail ou le bulletin de salaire d'un agent public résulte de l'application des règles régissant l'emploi concerné, sa communication à un tiers n'est pas susceptible de révéler sur la personne recrutée une appréciation ou un jugement de valeur, au sens des dispositions de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration, mais qu'en revanche, lorsqu'elle est arrêtée d'un commun accord entre les parties sans référence à des règles la déterminant, la rémunération révèle nécessairement une telle appréciation ou un tel jugement de valeur. Dans ce cas, le contrat de travail peut être communiqué après occultation des éléments relatifs à la rémunération, tandis que la communication du bulletin de salaire, qui serait privée de toute portée sans la rémunération, ne peut être opérée. Sous ces réserves et dans cette mesure, la commission émet un avis favorable à la communication des documents demandés. Enfin, la commission souligne que le droit d'accès prévu à l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration ne s'applique qu'à des documents existants ou susceptibles d’être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant. En revanche, et sous cette dernière réserve, cette loi ne fait pas obligation à l’administration saisie d’une demande de communication de procéder à des recherches en vue de collecter l'ensemble des documents éventuellement détenus (CE, 27 septembre 1985, rec p. 267), ou d'établir un document en vue de procurer les renseignements ou l'information souhaités (CE, 30 janvier 1995, n° 154125, et CE, 22 mai 1995, n° 154125). Il en résulte qu'une demande ne peut avoir pour objet l'établissement de documents nouveaux, ce qui la rendrait irrecevable. Elle observe, par ailleurs, que le demandeur a déjà saisi le président de la communauté d'agglomération du Niortais de plusieurs demandes de communication portant sur des documents de même nature et qu’il s’est, en réponse à ses demandes, déjà vu communiquer un certain nombre de pièces. Elle l’invite dès lors à faire preuve de modération et de discernement dans l’exercice du droit d’accès prévu par le livre III du code des relations entre le public et l’administration, et précise que l’administration n’est pas tenue de donner suite aux demandes présentant un caractère abusif.