Avis 20215783 Séance du 04/11/2021

Maître X, conseil de Madame X et Monsieur X, a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 15 septembre 2021, à la suite du refus opposé par le directeur du centre hospitalier régional d'Orléans à sa demande de communication de la copie du dossier médical de X, le fils de ses clients qui fait actuellement l'objet d'une mesure de placement temporaire ainsi que d'une enquête préliminaire en cours, y compris les clichés de l'IRM passée au centre hospitalier régional universitaire de Tours et du scanner réalisé au centre hospitalier d'Orléans. La commission rappelle qu'en matière de communication de documents médicaux les titulaires de l'autorité parentale, lorsque la personne intéressée est mineure, exercent le droit d'accès en son nom sans que son consentement soit requis, sauf exceptions prévues par les dispositions combinées des articles L1111-5 et L1111-7 du code de la santé publique. En application de ces principes, la commission estime que les documents sollicités sont communicables aux demandeurs ou à leur conseil, en application de L311-6 du code des relations entre le public et l’administration, sous réserve qu'ils soient effectivement titulaires de l'autorité parentale. Elle émet donc, sous cette réserve, un avis favorable. La commission rappelle, en outre, qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, soit par publication des informations en ligne, à moins que les documents ne soient communicables qu'à l'intéressé en application de l'article L311-6 du même code. La commission ajoute que, si l’article L1111-7 du code de la santé publique se borne à indiquer que les frais réclamés au demandeur ne peuvent excéder le coût de la reproduction et les frais d'envoi, il y a lieu, s'agissant d'informations à caractère médical figurant sur des documents administratifs, d'appliquer les dispositions de l’article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration. A cet égard, elle souligne qu’en vertu de cet article « des frais correspondant au coût de reproduction et, le cas échéant, d'envoi de celui-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Pour le calcul de ces frais sont pris en compte, à l'exclusion des charges de personnel résultant du temps consacré à la recherche, à la reproduction et à l'envoi du document, le coût du support fourni au demandeur, le coût d'amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document ainsi que le coût d'affranchissement selon les modalités d'envoi postal choisies par le demandeur ». Les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir 0,18 euro la page en format A4, 1,83 euro pour une disquette et 2,75 euros pour un cédérom. L'intéressé est avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. La commission en déduit que lorsque un document administratif peut faire l'objet de photocopies, le montant des frais de reproduction ne saurait excéder les montants fixés par l'arrêté du 1er octobre 2001. Elle considère que ce tarif ne s'applique qu'aux photocopies en noir et blanc de documents de format A4 et que, par conséquent, l'administration, lorsqu'elle est sollicitée pour effectuer une impression en couleurs ou la reproduction de documents de format A3, peut proposer un devis prenant en compte le coût spécifique de ces modes de reproduction. La commission, qui a pris connaissance du devis qui a été adressé au client du demandeur, par courrier du 6 octobre 2021, relève d'une part, s'agissant des documents en format A4 et du cédérom, que les tarifs pratiqués sont conformes aux prescriptions de l'arrêté précité du 1er octobre 2001 et d'autre part, que le tarif adopté pour l'impression par page de format A3, à savoir 0,36 euros ne paraît pas excessif au regard de la gamme de prix pratiquée habituellement par les services publics. La commission observe, enfin, qu'un rendez-vous a été proposé à Monsieur X par courrier du 6 octobre 2021, afin de venir récupérer une copie des documents sollicités.