Avis 20215718 Séance du 04/11/2021

Maître X, conseil de Madame X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 14 septembre 2021, à la suite du refus opposé par le directeur du centre hospitalier René Dubos de Pontoise à sa demande de communication d'une copie des documents suivants concernant sa cliente : 1) le procès-verbal et le compte rendu de séance du CHSCT du centre hospitalier René DUBOS (CHRD) du 23 novembre 2018 sur l’organisation de la « DRH GHT NOVO » ; 2) la preuve de la vacance et de la publicité de cette vacance pour l’emploi de gestionnaire paie pour lequel sa cliente aurait candidaté le 25 juillet 2018 sur le CHRD ; 3) l’avenant n° 3 de la convention constitutive de GHT Nord Ouest Vexin Val d’Oise du 3 juin 2017 ; 4) la preuve de la transmission de la convention de mise à disposition de sa cliente du 26 septembre 2018 au Trésor public, ainsi que les preuves de sa publicité au sein du CHRD et du groupement hospitalier intercommunal du Vexin (GHIV) ; 5) l'avis de la CAP du GHIV sur la mise à disposition de de sa cliente ; 6) les décisions de mise à disposition de sa cliente, celle du GHIV et celle d’accueil du CHRD, pour le 19 septembre 2018 et la preuve de la notification à l’agent ; 7) la fiche du poste sur lequel sa cliente aurait été accueillie au CHRD en septembre 2018, et à compter du 4 septembre 2018 ; 8) les rapports annuels des années 2018 et 2019, du directeur du CHRD et du directeur du GHIV, visés par l’article 49-2 de la loi n°86-33, et par l’article 3 du décret 88-976 du 13 octobre 1988, en vigueur pour ces années 2018 et 2019 ; 9) toutes les décisions de financement, visées par le dernier alinéa de l’article 2 du décret n°2001-353 du 20 avril 2001 et prises, pour chaque établissement, concernant le ou les services et par catégorie professionnelle, le nombre d'agents concernés par l'opération de GHT, pour les années 2017, 2018 et 2019 ; 10) les décisions attributives de financement de l’ARS pour le GHIV et le CHRD pour la mise en place du GHT pour les années 2017, 2018 et 2019 et indiquant les services concernés par l’opération, par catégorie professionnelle, le nombre d'agents concernés par l'opération, le nombre d'agents éligibles par grade, et le montant accordé ; 11) le tableau des effectifs du GHIV des années 2017, 2018 et 2019, au sein du service RH ; 12) le tableau des effectifs du CHRD des années 2017, 2018 et 2019, au sein du service RH et de la direction des affaires médicales ; 13) tous les avis des comités techniques paritaires du GHIV et du CHRD, pris en application de l’article 92 de la loi n°86-33 du 9 janvier 1986, et pour les années 2017, 2018 et 2019. En l'absence de réponse de l'administration à la date de sa séance, la commission estime, en premier lieu, que les documents mentionnés au point 2) relatifs à une vacance de poste, l'avenant mentionné au point 3), les éléments mentionnés au point 4) relatifs au traitement de la convention de mise à disposition de Madame X, la fiche de poste mentionnée au point 7), ainsi que les rapports mentionnés au point 8), qui sont transmis au comité technique d'établissement et portent sur le nombre de fonctionnaires mis à disposition, les organismes bénéficiaires de ces mises à disposition, ainsi que le nombre des personnels de droit privé mis à disposition, s'ils existent, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration. Elle émet donc un avis favorable sur ces points. La commission rappelle, en deuxième lieu, que les procès-verbaux des instances de représentation du personnel tels que les comités d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail sont des documents administratifs communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, après occultation des mentions couvertes par les secrets protégés par l'article L311-6 du même code et sous réserve qu'ayant été approuvés, ils ne revêtent plus un caractère inachevé. Elle estime en l'espèce que les documents mentionnés au point 1) sont communicables à Madame X ou à son conseil, sous réserve de l'occultation préalable, le cas échéant, des éléments protégés par le secret de la vie privée d'autres personnes, des mentions révélant un jugement de valeur ou une appréciation sur une personne physique nommément désignée ou aisément identifiable et de celles faisant apparaître le comportement de tiers, si la divulgation de ce comportement est susceptible de leur porter préjudice. Elle émet donc, sous cette réserve, un avis favorable sur ce point. La commission indique, en troisième lieu, que les avis et les procès-verbaux des commissions administratives paritaires qui sont amenées à porter un jugement sur la valeur des agents ne sont communicables, sur le fondement de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration, que par extraits, aux seuls intéressés, pour la partie qui les concerne personnellement, ainsi que, le cas échéant, pour les mentions à caractère général, communicables à tous. Elle émet donc, en application de ces principes, un avis favorable sur le point 5) de la demande. La commission estime, en quatrième lieu, que les avis des comités techniques paritaires mentionnés au point 13), relatifs à des suppressions d'emplois dans un établissement, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, sous réserve toutefois de l'occultation préalable des éventuelles mentions dont la communication porterait atteinte à un secret protégé par l'article L311-6 du même code, en particulier le secret de la vie privée d'un agent ou sa manière de servir. Elle émet donc, sous cette réserve, un avis favorable sur ce point. S'agissant en cinquième lieu du point 6), la commission estime que la décision de mise à disposition de l'intéressée ainsi que la preuve de sa notification sont intégralement communicable à celle-ci ou à son conseil, en application de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration. Elle émet donc un avis favorable sur ce point. La commission estime, en sixième lieu, que les décisions de financement mentionnées au point 9), relatives au financement d'une indemnité exceptionnelle de mobilité en cas de réorganisation d'un établissement sanitaire ou social, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, sous réserve toutefois de l'occultation préalable du montant ainsi financé lorsqu'il est possible d'en déduire, en particulier en présence d'un nombre réduit d'agents, le montant d'une indemnité individuelle, lequel relève du secret de la vie privée dès lors qu'il dépend du lieu de la résidence familiale. Elle émet donc, sous réserve, un avis favorable sur ce point. En septième lieu, s'agissant du point 10), la commission estime que les documents sollicités sont en principe communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration. Elle rappelle toutefois que le droit de communication prévu à l'article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration ne s'applique qu'à des documents existants ou susceptibles d’être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant. En revanche, et sous cette dernière réserve, cette loi ne fait pas obligation à l’administration saisie d’une demande de communication d'établir un document en vue de procurer les renseignements ou l'information souhaités (CE, 30 janvier 1995, Min. d'État, min. éduc. nat. et CE, 22 mai 1995, Association de défense des animaux victimes d'ignominie ou de désaffection). Elle émet donc un avis favorable sur ce point dans la seule mesure où les décisions de financement sollicitées comportant les informations requises par la demanderesse existent en l'état ou peuvent être obtenues par un traitement informatique courant. La commission estime en dernier lieu que les tableaux mentionnés aux points 11) et 12) sont également communicable à tout demandeur, sous réserve de l'occultation des mentions relevant du secret de la vie privée des agents, en application des articles L311-1 et L311-6 du code des relations entre le public et l'administration. Elle précise à cet égard que la quotité de travail relève de ce secret de la vie privée. Elle émet donc, sous cette réserve, un avis favorable sur ces points.