Avis 20215268 Séance du 14/10/2021

Monsieur X X, X, a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 16 août 2021, à la suite du refus opposé par le maire de Ventabren à sa demande de communication d'"une copie, à ses frais, au format papier, par courrier postal, des documents suivants : 1) l'organigramme général des services de la ville, en vigueur à la date de la demande ; 2) l'avis du CHSCT compétent concernant l'organigramme général des services de la ville, en vigueur à la date de la demande ; 3) la délibération du conseil municipal ayant validé l'organigramme général des services de la ville, en vigueur à la date de la demande ; 4) l'organigramme du service de la police municipale de la ville, en vigueur à la date de la demande ; 5) l'avis rendu par le CHSCT compétent concernant l'organigramme du service de la police municipale de la ville, en vigueur à la date de la demande ; 6) la délibération du conseil municipal ayant validé l'organigramme du service de la police municipale de la ville, en vigueur à la date de la demande ; 7) tous les arrêtés des agents des divers cadres d'emplois de la police municipale de la ville, en vigueur à la date de la demande ; 8) toutes les notes internes liées au sein du service de la police municipale des années 2018 ce jusqu'à la date de la demande ; 9) le plan de prévention des risques psychosociaux ; 10) les fiches prévues à l'article 14-1 du décret n° 85-603 du 10 juin 1985 modifié concernant notamment le service de la police municipale ; 11) le registre de sécurité prévu à l'article 3-1 du décret n° 85-603 du 10 juin 1985 en place au sein de la police municipale et maintenu à disposition des agents du service et des usagers. La Commission rappelle, à titre liminaire, qu’elle n’est pas compétente pour se prononcer sur le droit d’information que les représentants du personnel et les organisations syndicales peuvent tirer, en cette qualité, de textes particuliers. Ces derniers peuvent en revanche se prévaloir, comme tout administré, du livre III du code des relations entre le public et l'administration et des régimes particuliers énumérés aux articles L342-1 et L342-2 de ce code pour obtenir la communication de documents. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Ventabren a informé la Commission de ce que les documents visés aux points 2), 3), 4), 5) et 6) n’existent pas dans la mesure où, d'une part le CHSCT n'est pas compétent pour émettre un avis sur l'organigramme général des services, d'autre part, aucun texte n'impose au conseil municipal d'adopter une délibération approuvant l'organigramme général des services et, enfin, au regard des effectifs, ils n'existe pas d’organigramme propre au service de police municipale de la ville. La Commission ne peut, dès lors, que déclarer la demande d’avis sans objet sur ces points. En ce qui concerne le point 10) de la demande, le maire de de Ventabren a indiqué à la Commission que les documents sollicités étaient en cours de rédaction par le médecin sue service médecine professionnelle et préventive rattachée au centre de gestion de la fonction publique territoriale. La Commission constate ainsi que ces documents conservent ainsi un caractère inachevé, au sens de l’article L311-2 du code des relations entre le public et l’administration et qu’en conséquence ils ne sont pas communicables. Elle émet donc un avis défavorable mais précise qu’une fois achevé, ils seront communicables à toute personne qui en fait la demande, en vertu du même article et sous les réserves prévues par les articles L311-5 et L311-6 de ce code. S'agissant du point 7) de la demande, la Commission rappelle que la vie privée des fonctionnaires et agents publics doit, de manière générale, bénéficier de la même protection que celle des autres citoyens. Elle admet toutefois que les fonctions et le statut de ces personnels justifient que certaines informations les concernant puissent être communiquées. Il en est ainsi, notamment, de la qualité d'agent public, de l'adresse administrative, des arrêtés de nomination et, s'agissant de la rémunération, des composantes fixes de celle-ci : grade et échelon, indice de traitement, nouvelle bonification indiciaire (NBI), indemnités de sujétion. En revanche, les mentions intéressant la vie privée des agents (date de naissance, adresse personnelle, adresse électronique professionnelle, situation familiale, numéro de sécurité sociale, dates de congés, etc.) ou révélant une appréciation portée sur eux (éléments de rémunération qui sont fonction de la situation personnelle ou familiale ou de l'appréciation portée sur la façon de servir) ne sont pas communicables à des tiers en application de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration. Ainsi, s'agissant des éléments de rémunération, la Commission est défavorable à la communication des informations liées, soit à la situation familiale et personnelle (supplément familial), soit à l'appréciation ou au jugement de valeur porté sur la manière de servir de l'agent (primes pour travaux supplémentaires, primes de rendement), ou encore de celles relatives aux horaires de travail, aux indemnités et heures supplémentaires. Il en va de même, pour le cas où la rémunération comporterait une part variable, du montant total des primes versées ou du montant total de la rémunération, dès lors que ces données, combinées avec les composantes fixes, communicables, de cette rémunération, permettraient de déduire le sens de l'appréciation ou du jugement de valeur porté sur l'agent. La Commission précise que lorsque la rémunération qui figure dans le contrat de travail ou le bulletin de salaire d'un agent public ne résulte pas de l'application des règles régissant l'emploi mais est arrêtée d'un commun accord entre les parties sans référence à des règles la déterminant, la rémunération révèle nécessairement une telle appréciation ou un tel jugement de valeur et que dans ces conditions, celle-ci n'est pas communicable à des tiers. La Commission émet donc, sous ces réserves, un avis favorable sur ce point. Enfin, en ce qui concerne le surplus de la demande, la Commission estime que les documents administratifs sollicités sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration. Elle émet donc un avis favorable sur les points 1), 8) et 11) et prend note de l’intention du maire de de Ventabren de procéder prochainement à la communication de ces documents à Monsieur X.