Avis 20215124 Séance du 14/10/2021

Madame X a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 7 août 2021, à la suite du refus opposé par le directeur académique des services départementaux de l'éducation nationale de la Loire à sa demande de communication des documents suivants : 1) toutes les pièces de son dossier personnel dont elle n'a pas eu communication depuis mai 2018, c'est-à-dire les documents postérieurs aux pièces suivantes : - pochette A A21 ; - pochette B : B77e ; - pochette C : C23 ; - pochette D : D 63 d ; - pochette E : E6 ; - pochette F : F16 ; - pochette G : G13 ; - pochette H : H 16 ; - pochette I : I 5 b ; - pochette J : J1d ; - pochette K : K 10 d ; - pochette L : L2b ; - pochette M : M3c ; - pochette N : N7d ; - toutes les pochettes supplémentaires depuis mai 2018 ; 2) les documents auxquels il est fait référence dans l’arrêté de retrait d’emploi de direction la concernant en date du X : a) le procès‐verbal de la commission administrative paritaire départementale des professeurs des écoles de la Loire du X ; b) la convocation des membres de la commission administrative paritaire départementale pour la séance du X. La commission rappelle, en premier lieu, que les documents composant le dossier d’un agent public sont des documents administratifs en principe communicables à l’intéressé, en application de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration. Toutefois, le droit d’accès fondé sur la loi générale s’efface lorsqu’une procédure disciplinaire est en cours. Dans ce cas, seules s’appliquent alors les dispositions spéciales prévues par la loi du 22 avril 1905 (article 65) ou par les différentes lois statutaires que la commission n’est pas compétente pour interpréter. Une fois la procédure disciplinaire achevée, le dossier de l’intéressé lui est librement accessible sur le fondement du livre III du code des relations entre le public et l’administration. En l’espèce, la commission ne dispose d’aucune information concernant le déroulement éventuel d'une procédure disciplinaire à l'encontre de Madame X. Elle émet donc un avis favorable à la communication à la demanderesse des éléments de son dossier individuel ne lui ayant pas déjà été communiqués, si ces documents existent. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le directeur académique des services départementaux de l'éducation nationale de la Loire a informé la commission que Madame X avait consulté son dossier le 24 juin 2021 dans les locaux de la DSDEN de la Loire. La commission en prend note mais relève que la demande porte non sur une consultation, mais sur l’envoi d’une copie des documents mentionnés au point 1) à l’adresse indiquée par Madame X. Elle invite donc le directeur académique des services départementaux de l'éducation nationale de la Loire à procéder à cet envoi, conformément aux dispositions de l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, moyennant le paiement préalable, le cas échéant, des frais de reproduction et d’envoi, dont le montant doit être porté à la connaissance de Madame X. La commission précise que, lorsqu'une demande porte sur un nombre ou un volume important de documents, l'administration est fondée à étaler dans le temps la réalisation des photocopies afin que l’exercice du droit d’accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Les frais de reproduction et d’envoi peuvent être facturés dans le respect des textes en vigueur (article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration et arrêté du 1er octobre 2001), mais non le coût correspondant au surcroît de travail occasionné par la demande. Le paiement de ces frais, dont le demandeur doit être informé, peut être exigé préalablement à la remise des copies. S'agissant de la demande mentionnée au point 2) a), la commission rappelle que les procès-verbaux des commissions administratives paritaires qui sont amenées à porter un jugement sur la valeur des agents ne sont communicables, sur le fondement de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration, que par extraits, aux seuls intéressés, pour la partie qui les concerne personnellement, ainsi que, le cas échéant, pour les mentions à caractère général, communicables à tous. La commission émet donc, sous cette réserve, un avis favorable à la communication à l'intéressée du document mentionné au point 2) a). S'agissant des convocations mentionnées au point 2) b), la commission estime que ces documents sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, après occultation des mentions dont la communication porterait atteinte à la protection de la vie privée des tiers. Il en va ainsi, notamment, de l'adresse postale des destinataires d'une telle convocation. La commission émet, sous cette réserve, un avis favorable à la demande sur ce point. La commission prend enfin note de l'intention du directeur académique des services départementaux de l'éducation nationale de la Loire de communiquer prochainement à Madame X les documents mentionnés aux points 2) et 3).