Avis 20214652 Séance du 02/09/2021

Madame X a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 6 juillet 2021, à la suite du refus opposé par le maire de Romans-sur-Isère à sa demande de communication des documents suivants relatifs au chemin X : 1) les documents composant le projet de réhabilitation du chemin ; 2) le rapport d'expertise sanitaire des arbres du chemin. Sur la demande mentionnée au 1) : La commission, qui prend note de la réponse du maire de Romans-sur-Isère aux termes de laquelle les documents mentionnés au 1) sont consultables en mairie, estime que ces documents administratifs sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration. Elle rappelle qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur. La commission souligne également qu'en application de l'article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. Par ailleurs, si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu. La commission émet donc un avis favorable à la communication des documents demandés au point 1) à Madame X selon les modalités précédemment rappelées. Sur la demande mentionnée au 2) : La commission rappelle, que l'article L124-2 du code de l'environnement qualifie d'informations relatives à l'environnement toutes les informations disponibles, quel qu'en soit le support, qui ont notamment pour objet : « 1º L'état des éléments de l'environnement, notamment l'air, l'atmosphère, l'eau, le sol, les terres, les paysages, les sites naturels, les zones côtières ou marines et la diversité biologique, ainsi que les interactions entre ces éléments ; 2º Les décisions, les activités et les facteurs, notamment les substances, l'énergie, le bruit, les rayonnements, les déchets, les émissions, les déversements et autres rejets, susceptibles d'avoir des incidences sur l'état des éléments visés au 1º ; 3º L'état de la santé humaine, la sécurité et les conditions de vie des personnes, les constructions et le patrimoine culturel, dans la mesure où ils sont ou peuvent être altérés par des éléments de l'environnement, des décisions, des activités ou des facteurs mentionnés ci-dessus (….) ». Selon les articles L124-1 et L124-3 du même code, le droit de toute personne d'accéder à des informations lorsqu'elles sont détenues, reçues ou établies par les autorités publiques ou pour leur compte, s'exerce dans les conditions définies par le titre Ier du livre III du code des relations entre le public et l’administration, sous réserve des dispositions du chapitre IV du titre II du livre I du code de l'environnement. A cet égard, les articles L124-4 et L124-5 précisent les cas dans lesquels l'autorité administrative peut rejeter une demande d'information relative à l'environnement, au nombre desquels ne figure pas le caractère préparatoire du document ou des informations. La commission estime que si, en vertu de l'article L311-2 du code des relations entre le public et l’administration, sont en principe exclus provisoirement du droit à communication les documents préparatoires à une décision administrative, jusqu'au jour où cette décision intervient, aucune disposition ne prévoit, en revanche, la possibilité de refuser l'accès aux documents qui s'inscrivent dans un processus préparatoire à l'adoption d'un acte qui n'est pas encore intervenu, dès lors que ces documents sont eux-mêmes achevés et que la demande est formulée dans le cadre de la recherche d'informations relatives à l'environnement. Elle note, en outre, que les dispositions du 1°) du II de l’article L124-4 du code de l’environnement permettent à l’administration de rejeter une demande d’information relative à l’environnement lorsque cette demande porte sur des documents en cours d’élaboration. Dans ce cas, le II de l’article L124-6 du même code, prévoit que la décision de l’administration rejetant la demande indique le délai dans lequel le document sera achevé ainsi que l’autorité publique chargée de son élaboration. Pour l’application de ces dispositions, la commission considère qu’un document doit être regardé comme présentant un caractère achevé, dès lors qu’il n’est plus en cours d’élaboration et qu’il a été communiqué, sous une forme définitive, à l’administration dans le cadre de sa mission de service public. Cette appréciation doit être faite en fonction des caractéristiques propres des documents dont la communication est demandée, nonobstant, le cas échéant, le caractère incomplet ou irrecevable, du dossier dont ces documents font partie. En l'espèce, la commission estime que le rapport d'expertise sollicité, dont elle n'a pas pu prendre connaissance, comporte des informations relatives à l’environnement relevant par suite du champ d'application des dispositions du code de l'environnement. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Romans-sur-Isère l'a informée que ce document n'était pas encore finalisé, des études complémentaires sur un périmètre élargi ayant été diligentées. Cette même autorité lui a par ailleurs indiqué que les résultats complets de cette étude seraient transmis au mois de septembre. En l’application des principes rappelés ci-dessus et en l'état des informations portées à sa connaissance, la commission considère que le document demandé est communicable à la demanderesse en application des articles L124-1 et suivants du code de l'environnement et de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration, sous réserve qu'il soit achevé, ce qui devrait en tout état de cause être le cas, au plus tard d'ici la fin du mois de septembre. Elle émet, sous cette réserve, un avis favorable à la demande.