Avis 20214079 Séance du 22/07/2021

Monsieur X a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 23 juin 2021, à la suite du refus opposé par le maire de Saint-Brieuc à sa demande de copie, à ses frais, dans les limites posées par l'article R311-11 du code des relations entre le public et l'administration, des documents suivants : 1) la décision fondant l'exonération spécifique exceptionnelle des droits de terrasse accordée aux restaurateurs et aux cafetiers ; 2) l'intégralité des autorisations de terrasse accordées en 2021 sur ce fondement. S'agissant de la demande mentionnée au 1), le maire de Saint-Brieuc a indiqué à la Commission que le document sollicité a été communiqué à Monsieur X, par courrier du 23 juin 2021, dont une copie lui est jointe. La Commission ne peut donc que déclarer sans objet la demande d’avis sur ce point. S'agissant de la demande mentionnée au 2), la Commission rappelle qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. La Commission estime que ces dispositions ne font pas obligation à l’administration de communiquer sous forme électronique les documents dont elle ne dispose pas déjà sous cette forme, ou de numériser un document disponible en version papier. Au cas d'espèce, la Commission prend note de la réponse du maire de Saint-Brieuc qui ne s'oppose pas à la demande et précise que l'accès à ces documents peut se faire par consultation dans ses services. Elle relève toutefois que la demande porte non sur une consultation, mais sur l’envoi d’une copie des documents à ses frais. A cet égard, elle souligne que, hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. En l'espèce, la Commission estime, en l'absence d'information sur le volume exact des documents demandés, que le volume des documents à reproduire n'appelle pas d'aménagement particulier de l'exercice du droit d'accès. Elle invite donc l’administration à procéder à la transmission de cette copie, conformément aux dispositions de l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, moyennant le paiement préalable, le cas échéant, des frais de reproduction et d’envoi, dont le montant devra être porté à la connaissance de l'intéressé.