Avis 20213829 Séance du 22/07/2021

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 7 mai 2021, à la suite du refus opposé par le maire d'Orcemont à sa demande de copie des documents suivants : 1) les courriers de demande de fin de chantier pour l'obtention de la DAACT, pour tous les lots du lotissement, à l'exception de deux ou trois permis sur les 16 permis de construire reçus à ce jour ; 2) le/les courriers de non-conformité au permis de construire n° X de Monsieur X délivré par Monsieur X le X, concernant l'installation d'un portail en limite de propriété et donnant directement sur le trottoir, alors que la mairie refuse catégoriquement ce type d'installation depuis la création du lotissement et rejette toute demande en ce sens ; 3) le/les courriers transmis aux pétitionnaires du X ayant procédé à l'installation d'un ou de plusieurs abris de jardin non déclarés aux permis et/ou n'ayant pas fait l'objet d'une déclaration préalable ; 4) le courrier transmis et/ou les éléments transmis aux pétitionnaires du permis de construire n° X délivré par Monsieur X le X. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire d'Orcemont a informé la commission d'une part que les documents sollicités au point 1) n'ont pu être retrouvés et, d'autre part, que les documents visés au point 3) n’existent pas. La commission ne peut, dès lors, que déclarer sans objet la demande d'avis dans cette mesure. La commission rappelle que les documents produits et reçus par l’administration en matière d’autorisations individuelles d’urbanisme, telles que les permis de construire, sont en principe communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l’article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration et, s'agissant des décisions expresses prises par le maire au nom de la commune ainsi que des pièces obligatoirement jointes au dossier au vu duquel elles sont prises, de l'article L2121-26 du code général des collectivités territoriales. La commission rappelle également qu'en vertu du principe de l’unité du dossier, l'ensemble des pièces du dossier au vu duquel un permis de construire est délivré, qu'elles émanent du pétitionnaire ou aient été élaborées par l'administration, revêtent le caractère de documents administratifs au sens de l'article L300-2 du code des relations entre le public et l’administration, sans qu'y fasse obstacle la circonstance que ces documents ne figurent pas sur la liste des pièces devant obligatoirement y figurer. Cette communication doit toutefois se faire dans le respect des dispositions de l’article L311-6 du même code. En particulier, la commission estime que la transmission des actes notariés ou documents d'état civil contenus dans ces dossiers ne peut se faire qu’après occultation de toutes les mentions révélant des aspects de la vie privée des personnes qui y sont citées (adresse, date et lieu de naissance, statut marital et nom du conjoint, déclaration des parties sur leur capacité). La commission émet donc un avis favorable à la communication des documents relatifs au permis de construire visé au point 4). S'agissant des courriers mentionnés au point 2), la commission estime que ces documents sont communicables à toute personne qui en ferait la demande sous réserve de l'occultation des mentions couvertes par le secret de la vie privée et dès lors qu'ils ne font pas apparaître le comportement d'une personne dont la divulgation est de nature à lui porter préjudice le communication en méconnaissance des dispositions de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration. Elle émet donc sur ce point et sous ces réserves, un avis favorable et prend note de l'intention du maire d'adresser au demandeur le document répondant à la demande. Enfin, s'agissant des modalités de communication, la commission rappelle qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document, soit par publication des informations en ligne.