Avis 20213723 Séance du 08/07/2021

Monsieur X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 21 mai 2021, à la suite du refus opposé par la présidente du conseil régional d'Occitanie à sa demande de communication des documents suivants relatifs à la conduite des politiques publiques par domaine, pour 2019 et pour 2020 si les documents sont déjà disponibles : 1) le rapport général d'activité de la collectivité ; 2) les rapports annuels d'activité des départements ou des services qui, dans la collectivité, ont la charge des missions suivantes : a) formation et/ou apprentissage (indiquant notamment pour les actions de formation professionnelle et l'apprentissage respectivement, les dépenses de fonctionnement, le nombre de bénéficiaires et le nombre d'heures dispensées) ; b) transports (indiquant notamment pour les politiques routières, ferroviaires et maritimes respectivement, les dépenses de fonctionnement et d'investissement, les kilomètres parcourus et soutenus, le nombre de passagers soutenus) ; c) enseignement (indiquant notamment le nombre de lycées et le nombre d'élèves, les dépenses de fonctionnement et d'investissement) ; d) développement économique (indiquant notamment les dépenses de fonctionnement et le nombre d'entreprises aidées) ; 3) le document de suivi des effectifs détaillant les effectifs fonctionnaires et contractuels, par domaine, pour les missions suivantes : a) formation professionnelle ; b) transport ; c) enseignement (en déparant les personnels dans les lycées des autres) ; d) action économique ; e) culture, sport et loisirs ; f) gestion de fonds européens ; g) aménagement des territoires ; h) santé ; i) environnement ; j) non répartis. La commission rappelle qu'aux termes de l'article L300-2 du code des relations entre le public et l'administration, constituent des documents administratifs soumis au droit d'accès prévu par le livre III de ce code, les documents produits ou reçus, dans le cadre de leur mission de service public, par l’État, les collectivités territoriales ainsi que par les autres personnes de droit public ou les personnes de droit privé chargées d'une telle mission, ces documents pouvant être des dossiers, rapports, études, comptes rendus, procès-verbaux, statistiques, instructions, circulaires, notes et réponses ministérielles, correspondances, avis, prévisions, codes sources et décisions. La commission rappelle, en outre, que le droit d'accès prévu à l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration ne s'applique qu'à des documents existants ou susceptibles d’être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant. En revanche, et sous cette dernière réserve, cette loi ne fait pas obligation à l’administration saisie d’une demande de communication de procéder à des recherches en vue de collecter l'ensemble des documents éventuellement détenus (CE, 27 septembre 1985, Ordres des avocats de Lyon c/ X, rec p. 267), ou d'établir un document en vue de procurer les renseignements ou l'information souhaités (CE, 30 janvier 1995, Min. d'État, min. éduc. nat., n° 154125, et CE, 22 mai 1995, Association de défense des animaux victimes d'ignominie ou de désaffection, n° 154125), cette jurisprudence, fondée sur la loi du 17 juillet 1978, restant pertinente sur le fondement du livre III du code des relations entre le public et l'administration, qui en a repris les dispositions. Elle relève, enfin, que l'article L4310-1 du code général des collectivités territoriales fait obligation au président du conseil régional de présenter, préalablement aux débats sur le projet de budget, un rapport sur la situation régionale de l’année précédente en matière de développement durable intéressant le fonctionnement de la collectivité, les politiques qu'elle mène sur son territoire et les orientations et programmes de nature à améliorer cette situation. Selon les dispositions de l'article D4311-6 du même code, ce rapport décrit, sous forme de synthèse, la situation en matière de développement durable de la collectivité à partir des évaluations, documents et bilans produits par la région sur une base volontaire ou prévus par un texte législatif ou réglementaire. Ce rapport comporte le bilan des actions conduites au titre de la gestion du patrimoine, du fonctionnement et des activités internes de la collectivité et le bilan des politiques publiques, des orientations et des programmes mis en œuvre sur son territoire. Ces bilans comportent en outre une analyse des modalités d'élaboration, de mise en œuvre et d'évaluation des actions, politiques publiques et programmes. En réponse à la demande qui lui a été adressée, la présidente du conseil régional d'Occitanie a informé la commission que le rapport général d'activité et de développement durable 2019 visé au point 1) était disponible sur internet à l'adresse suivante : https://www.laregion.fr/Rapport-d-Activite-et-de-Developpement-Durable-2019 et que les rapports annuels d'activité pour 2019 visés au point 2) étaient inclus dans ce rapport d'activité. Les documents demandés ayant ainsi fait l'objet d'une diffusion publique, au sens de l’article L311-2 du code des relations entre le public et l’administration, la demande présentée par Monsieur X est, dans cette mesure, irrecevable. S'agissant du rapport général d'activité 2020, la présidente du conseil régional d'Occitanie a indiqué à la commission qu'il n'avait pas encore était approuvé. La commission, qui en prend note, estime que ce document conserve ainsi un caractère inachevé, au sens de l’article L311-2 du code des relations entre le public et l’administration et qu’en conséquence il n'est pas communicable, tout comme les rapports annuels d’activité des départements au titre de l'année 2020 qui sont contenus dans ce rapport. Elle émet donc un avis défavorable pour le surplus du point 1) et 2) de la demande mais précise qu’une fois approuvés, ces documents seront communicables à toute personne qui en fait la demande, en vertu du même article. Enfin, s'agissant du point 3) de la demande, la présidente du conseil régional d'Occitanie a informé la commission que le document sollicité n'existe pas dans la mesure où, d'une part, aucun document administratif ne détaille les effectifs de fonctionnaires et contractuels par domaine et, d'autre part, ces informations ne sont pas contenues dans des fichiers informatiques qui peuvent en être extraites par un traitement automatisé d’usage courant et, enfin, seuls les tableaux des effectifs joints aux comptes administratifs 2019 et 2020 sont disponibles sur internet à l'adresse suivante : https://www.laregion.fr/Les-Deliberations-et-Decisions-de-la-Presidente#Deliberations. La commission ne peut, dès lors, que déclarer la demande d’avis sans objet sur ce dernier point.