Avis 20213598 Séance du 08/07/2021

Monsieur X a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 2 juin 2021, à la suite du refus opposé par le préfet de l'Isère à sa demande de communication des relevés et des notes consignés par le secrétariat de la commission départementale de l'Isère chargée d'établir la liste d'aptitude aux fonctions de commissaire enquêteur, lors de l’audience du X, relative à X, formalisée par une décision du X. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le préfet de l'Isère a informé la commission de ce que le documents sollicités consistaient en des annotations informelles, non consignées et non signées, établies aux seules fin d'établir le procès-verbal de la séance. La commission rappelle qu'aux termes de l’article L300-2 du code des relations entre le public et l’administration : « Sont considérés comme documents administratifs, (…), quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, les documents produits ou reçus, dans le cadre de leur mission de service public, par l’État, les collectivités territoriales ainsi que par les autres personnes de droit public ou les personnes de droit privé chargées d’une telle mission ». Elle considère que tout ensemble cohérent d’informations, quels que soient sa forme et son support, répond à la définition d’un document administratif au sens de ces dispositions. Il peut ainsi s’agir d’écrits, dactylographiés et manuscrits, d’enregistrements audio et vidéo, de photographies, de radiographies, de fichiers informatiques, de bases de données, de courriers électroniques. En application de ces dispositions, tout document élaboré par une administration dans le cadre de sa mission de service public, y compris les notes internes ou les documents de travail, quels que soient leur forme et leur support, constituent des documents administratifs soumis au droit d'accès instauré par cette loi. Le droit à communication ne s’applique toutefois qu’à des documents achevés, et ne concerne pas les documents préparatoires à un acte administratif tant que ce dernier est en cours d’élaboration. Ainsi, s’agissant des notes prises par les secrétaires de séance au cours d'une réunion administrative, la commission estime qu’il y a lieu de distinguer selon la teneur de ces notes, eu égard en particulier à leur cohérence et à leur intelligibilité, et selon leur finalité. S’il ne s’agit que d’annotations informelles, éparses, et parfois lacunaires, prises par les secrétaires de séance à titre d’aide-mémoire et à seule fin de la mise au net, par leurs soins, du procès-verbal de la séance, la commission estime que ces notes ne présentent pas le caractère d’un document achevé au sens de l'article L311-2 du code des relations entre le public et l'administration, et ne sont par suite pas communicables. Si, au contraire, ces notes ont vocation à résumer fidèlement, même de manière particulièrement succincte, le déroulement de la séance, elles présentent le caractère d’un document achevé. Dans ce cas, si elles tiennent lieu de procès-verbal de la séance, elles sont communicables dès leur signature. Si, en revanche, elles préparent l’élaboration d’un procès-verbal adopté selon d’autres formes, elles deviennent communicables dès qu'elles ont perdu tout caractère préparatoire, c'est-à-dire au plus tard à compter de l'approbation définitive du procès-verbal réalisé à partir de ces documents. En l'espèce, le préfet de l'Isère a indiqué à la commission que les notes sollicitées ressortaient de la première catégorie. La commission en prend note et émet, par suite, un avis défavorable à la demande.