Avis 20211613 Séance du 15/04/2021

Madame X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 3 mars 2021, à la suite du refus opposé par le maire du Mesnil-Rousset à sa demande de communication, de préférence par voie électronique, des documents suivants : 1) les comptes rendus complets des conseils municipaux du 1er janvier 2015 à aujourd’hui tels qu’approuvés par le conseil municipal, c’est-à-dire comportant la retranscription des débats ; 2) les comptes administratifs de la commune des années 2014 à 2019 et les documents joints ; 3) le tableau-affiche n° 1288 M portant sur la fiscalité directe locale des années 2014 à 2019 ; 4) les tableaux d’amortissement des emprunts en cours au 1er janvier 2014 et au 1er janvier 2020. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire du Mesnil-Rousse a informé la commission que les documents visés aux points 2) et 4) ainsi que ceux visés au point 3) s'agissant des années 2016, 2018 et 2019 ont été transmis au demandeur par courrier du 11 mars 2021. La commission ne peut, dès lors, que déclarer sans objet la demande d’avis sur ces points. S'agissant du surplus de la demande, la commission estime que les documents demandés sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales. Elle émet donc un avis favorable. sur ce point. Elle rappelle, par ailleurs, qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document, soit par publication des informations en ligne, à moins que les documents ne soient communicables qu'à l'intéressé en application de l'article L311-6 du même code. La commission précise que les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir, dans le cas de copies réalisées sur support papier, 0,18 euro la page en format A4. Ces dispositions s'appliquent aussi bien aux collectivités territoriales qu'à l'État et à ses établissements publics. Elle précise enfin que lorsque la demande porte sur un volume important de documents, l'administration est fondée à étaler dans le temps la reproduction des copies afin de préserver le bon fonctionnement des services municipaux.