Avis 20210929 Séance du 25/03/2021

Madame X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 10 février 2021, à la suite du refus opposé par le président du conseil départemental du Pas-de-Calais à sa demande de communication des documents suivants : 1) les comptes rendus RPS ; 2) les comptes rendus CHSCT ; 3) les courriers de ses collègues envoyés au DRH, Monsieur X, livrant leur souffrance dans le service ; 4) l'ensemble des 33 témoignages recueillis dans l'enquête administrative menée à sa demande ; 5) le nom des collègues du service à temps partiel dans son service en 2012 et 2013, leurs fonctions et charge familiale (nombre et âges des enfants) ; 6) les rapports rédigés sur X par sa hiérarchie ; 7) la totalité des courriers de plaintes des usagers la concernant réceptionnés depuis 2007 ; 8) les nombres d'arrêts, et de turn-over depuis l'arrivée de Madame X dans le service à partir de 2009 et ceux depuis son arrivée avec d'autres hiérarchies de 2007 à 2008 ; 9) les preuves des accusations formulées à son encontre lors des entretiens et ayant fondé les conclusions de l'enquête ; 10) tous les courriers reçus depuis le 1er avril 2007, date de ses prises de fonction. La commission, qui a pris connaissance de la réponse du président du conseil départemental du Pas-de-Calais, prend acte de ce que les documents mentionnés aux points 2) et 3) n'existent pas. La commission ne peut dès lors que déclarer la demande sans objet sur ces points. Elle estime ensuite que la demande est trop imprécise en ses points 8) et 10) pour permettre à l'administration d'identifier les documents souhaités souligne, notamment pour le point 8), que le livre III du code des relations entre le public et l'administration garantit à toute personne un droit d’accès aux documents administratifs existants ou susceptibles d’être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant, mais ne fait pas obligation aux autorités administratives de répondre aux demandes de renseignements qui leur sont adressées. Elle ne peut donc que déclarer la demande irrecevable sur ces points et inviter le demandeur, s’il le souhaite, à préciser la nature et l’objet de ces documents à l'administration qu'il avait saisie en lui adressant une nouvelle demande En ce qui concerne les documents mentionnés aux points 4), 7) et 9) la commission rappelle que les documents faisant apparaître le comportement d'une personne physique nommément désignée ou aisément identifiable, dont la divulgation pourrait lui porter préjudice, ne sont communicables qu'à cette personne, conformément aux dispositions de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration. Elle considère à ce titre de manière constante, sur le fondement de ces dispositions, que les lettres de signalement ou de dénonciation adressées à une administration, ou les témoignages recueillis dans le cadre d'une enquête administrative ne sont pas communicables à des tiers, y compris lorsque ceux-ci sont visés par le signalement ou la dénonciation en question, même après anonymisation, dès lors que cette opération n'est pas suffisante pour garantir que l'auteur de la dénonciation n'est pas identifiable. En conséquence, au regard des informations en sa possession, la commission émet un avis défavorable à ces points de la demande. En ce qui concerne le document mentionné au point 5), la commission rappelle qu’une liste des agents d'une collectivité publique qui ne fait apparaître que les noms, prénoms, services et fonction de ces agents constitue un document administratif communicable à toute personne qui en fait la demande en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public. En outre, la commission considère que la vie privée des fonctionnaires et agents publics doit, de manière générale, bénéficier de la même protection que celle des autres citoyens. Elle admet toutefois que les fonctions et le statut de ces personnels justifient que certaines informations les concernant puissent être communiquées. Il en est ainsi, notamment, de la qualité d'agent public, de l'adresse administrative, des arrêtés de nomination et, s'agissant de la rémunération, des composantes fixes de celle-ci : grade et échelon, indice de traitement, nouvelle bonification indiciaire (NBI), indemnités de sujétion. En revanche, les mentions intéressant la vie privée des agents (date de naissance, adresse personnelle, adresse électronique professionnelle individuelle, situation familiale, numéro de sécurité sociale, dates de congés, quotité de travail …) ne sont pas communicables à des tiers en application de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration. En l'espèce, la commission estime que la liste des agents à temps partiel ne porterait pas atteinte en elle-même à la protection de la vie privée des agents concernés. En revanche, leur charge de famille n'est pas communicable aux tiers. Elle émet par suite un avis défavorable à ce point de la demande. En ce qui concerne le document mentionné au point 6), la commission considère qu'un rapport d'évaluation d'un agent public identifié n'est pas communicable à un tiers en application des dispositions de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration dès lors qu'il porte nécessairement une appréciation ou un jugement de valeur sur une personne physique, nommément désignée ou facilement identifiable et qu'il est susceptible de faire apparaître le comportement d'une personne, dès lors que la divulgation de ce comportement pourrait lui porter préjudice. Elle émet par suite un avis défavorable à ce point de la demande. Enfin, en ce qui concerne les documents mentionnés au point 1), la commission rappelle que la transmission de documents administratifs dans le cadre d'une instance juridictionnelle, selon les procédures contradictoires prévues par les dispositions qui la régissent, ne dispense pas l'administration de répondre à une demande de communication de documents administratifs formés sur le fondement des dispositions du livre III du code des relations entre le public et l'administration. Elle émet par suite un avis favorable à ce point de la demande.