Avis 20210887 Séance du 30/04/2021

Maître X, conseil de Madame X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 9 février 2021, à la suite du refus opposé par le préfet de Maine-et-Loire à sa demande de communication, par courrier électronique à défaut par envoi postal, de l’entier dossier de demande de changement de statut présenté sur le fondement du 7° de l'article L.313-11 du code de l’entrée et du séjour des étrangers concernant sa cliente, l’administration proposant uniquement la consultation en préfecture, sur rendez-vous. En l'absence de réponse du préfet de Maine-et-Loire, la commission rappelle à titre liminaire que le dossier d'un étranger détenu par un service préfectoral est, en principe, communicable à l'intéressé ou à son conseil, en application de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration, à l'exception des éléments qui revêtent un caractère préparatoire et dont la communication est subordonnée à l'intervention de la décision administrative qu'ils préparent, et après occultation, sur le fondement de cette même disposition, des mentions dont la communication porterait atteinte à la protection de la vie privée de tiers, ou qui feraient apparaître le comportement d'une personne, dès lors que la divulgation de ce comportement pourrait lui porter préjudice, ainsi que des mentions dont la communication porterait atteinte à la sécurité publique ou la sécurité des personnes, en application du d) du 2° de l'article L311-5 du même code. La commission note que le préfet de Maine-et-Loire a informé le conseil de Madame X que les documents sollicités étaient consultables dans ses locaux. La commission en prend note mais relève que la demande porte non sur une consultation, mais sur l’envoi par voie électronique ou par copie des documents à l’adresse indiquée par la demanderesse. La commission rappelle, à cet égard, qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. Elle invite donc le préfet de Maine-et-Loire à procéder à cet envoi, conformément aux dispositions de l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, sous forme électronique si le dossier est disponible sous ce format ou moyennant le paiement préalable, le cas échéant, des frais de reproduction et d’envoi, dont le montant doit être porté à la connaissance de Maître X, conseil de Madame X. La commission émet donc, sous ces réserves, un avis favorable. Le présent avis est rendu, au nom de la commission, par délégation donnée à son président en vertu des articles L341-1 et R341-5-1 du code des relations entre le public et l'administration.