Avis 20210316 Séance du 30/04/2021

Madame X, pour le compte du syndicat UNSA des territoriaux de la ville de Boulogne-Billancourt, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 18 janvier 2021, à la suite du refus opposé par le maire de la commune de Boulogne-Billancourt à sa demande de communication d'une copie de l'enregistrement sonore de la séance du comité technique réuni le 9 décembre 2020. La commission rappelle, à titre liminaire, qu’elle n’est pas compétente pour se prononcer sur le droit d’information que les représentants du personnel et les organisations syndicales peuvent tirer, en cette qualité, de textes particuliers. Ces derniers peuvent en revanche se prévaloir, comme tout administré, du livre III du code des relations entre le public et l'administration et des régimes particuliers énumérés aux articles L342-1 et L342-2 de ce code pour obtenir la communication de documents. Elle précise que le document administratif sollicité par Madame X est communicable en application de l’article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, sous réserve de l'occultation préalable des mentions relevant du secret de la vie privée, portant une appréciation ou un jugement de valeur sur une personne physique nommément désignée ou facilement identifiable ou faisant apparaître le comportement d'une personne, dès lors que la divulgation de ce comportement pourrait lui porter préjudice. Elle souligne à cet égard que les possibilités techniques à disposition de l'administration sont suffisantes pour procéder aux coupures de telles mentions sur l'enregistrement sollicité. La commission rappelle enfin que les enregistrements sonores des comités techniques sont, tant qu'ils sont conservés, des documents administratifs communicables à toute personne qui en fait la demande, en application des articles L311-1 et L311-2 du code des relations entre le public et l'administration, dès lors qu'ils ont perdu tout caractère préparatoire, c'est à dire au plus tard à compter de l'approbation définitive du procès verbal du comité technique réalisé à partir de ces enregistrements. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le premier adjoint de la ville de Boulogne-Billancourt a, le 28 janvier 2021, informé la commission que le procès-verbal du comité technique était toujours en cours de validation. La commission, qui en prend note, estime que cet enregistrement sonore conserve un caractère préparatoire, au sens de l’article L311-2 du code des relations entre le public et l’administration et qu’en conséquence il n’est pas communicable. Elle émet donc un avis défavorable mais précise qu’une fois le procès-verbal approuvé, l'enregistrement sonore sollicité sera communicable à toute personne qui en fait la demande, en vertu du même article et sous les réserves précitées. Le présent avis est rendu au nom de la commission, par délégation donnée à son président en vertu des articles L341-1 et R341-5-1 du code des relations entre le public et l'administration.