Avis 20210232 Séance du 04/03/2021

Monsieur X, X, a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 13 janvier 2021, à la suite du refus opposé par le maire de Sète à sa demande de communication, par voie électronique, de la copie des documents suivants : 1) les livres comptables de la période 2014‐2019 ; 2) l’ensemble des notes de services, pour la période de septembre 2019 à novembre 2020 ; 3) l’organigramme de tous les services, à jour au 30 novembre 2020 ; 4) l’organigramme du cabinet du maire, ainsi qu’une description précise des activités, des contrats et des rémunérations de ses membres ; 5) les pièces justificatives des dépenses, les factures : a) du maire, pour la période de mai 2014 à novembre 2020 ; b) de l’ancien directeur de cabinet, pour la période d'avril 2014 à juillet 2020 ; c) du directeur de cabinet, pour la période de juillet à novembre 2020 ; 6) les factures des publicités prises dans le journal « Le Midilibre », pour la période d'avril 2001 à novembre 2020 ; 7) la liste détaillée (nombre, montant, jour de versement) des primes COVID‐19 versées aux employés, pour la période d'avril à novembre 2020 ; 8) le budget détaillé du « centenaire de la naissance de Georges Brassens » ; 9) la fiche de poste de Monsieur X, comprenant l'intitulé du poste, le service de rattachement, le positionnement de l’agent dans l’organisation, le grade actuel, l'identité des responsables hiérarchique direct pour la période d'avril 2001 à novembre 2020, la date d’arrivée dans l’emploi, le temps de travail effectué depuis avril 2001 ; 10) les marchés publics conclus : a) avec les sociétés de construction de ralentisseurs sur les routes de la ville, entre avril 2014 et novembre 2020 ; b) avec le locataire du musée Paul VALÉRY, pour la période de juin 2019 à novembre 2020 ; c) avec les deux locataires du « X » sis X ; 11) les plaintes déposées par la ville, pour la période d'avril 2014 à novembre 2020 ; 12) l’ensemble des documents relatifs à la transaction immobilière de la « X » située X ; 13) les dossiers de demande de permis de construire de la rue X, pour la période de septembre 2019 à novembre 2020 ; 14) les déclarations de travaux de la rue X pour la période de septembre 2019 à novembre 2020. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Sète a informé la commission que les organigrammes visés aux points 3) et 4), et les documents énoncés au point 7) ainsi qu'aux b) et c) du point 10), n'existaient pas. La commission déclare donc sans objet ces points de la demande. La commission rappelle qu’il résulte de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales que toute personne peut demander communication des délibérations et procès-verbaux du conseil municipal, des arrêtés municipaux, ainsi que des budgets et comptes de la commune. L’ensemble des pièces annexées à ces documents, y compris les pièces justificatives des comptes, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, selon les modalités prévues par l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration. Elle observe en outre que les livres comptables (point 1)) et le budget détaillé visé au point 8) constituent des documents différents des délibérations ayant donné lieu à diffusion publique. Elle émet en conséquence un avis favorable aux points 1), 6) et 8) de la demande. S'agissant des documents visés aux points 2) et 12) à 14), la commission estime que ces documents administratifs sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration. Elle émet un avis favorable aux points 2) et 14), et s'agissant des autres documents, elle rappelle qu'un document préparatoire est exclu du droit d'accès prévu par le titre Ier du livre III du code des relations entre le public et l’administration aussi longtemps que la décision administrative qu'il prépare n'est pas intervenue ou que l'administration n'y a pas manifestement renoncé, à l'expiration d'un délai raisonnable. Sous cette réserve elle émet donc un avis également favorable aux points 12) et 13). La commission rappelle ensuite que la vie privée des fonctionnaires et agents publics doit, de manière générale, bénéficier de la même protection que celle des autres citoyens. Elle admet toutefois que les fonctions et le statut de ces personnels justifient que certaines informations les concernant puissent être communiquées. Il en est ainsi, notamment, de la qualité d'agent public, de l'adresse administrative, des arrêtés de nomination et, s'agissant de la rémunération, des composantes fixes de celle-ci : grade et échelon, indice de traitement, nouvelle bonification indiciaire (NBI), indemnités de sujétion. En revanche, les mentions intéressant la vie privée des agents (date de naissance, adresse personnelle, adresse électronique professionnelle, situation familiale, numéro de sécurité sociale, dates de congés, etc.) ou révélant une appréciation portée sur eux (éléments de rémunération qui sont fonction de la situation personnelle ou familiale ou de l'appréciation portée sur la façon de servir) ne sont pas communicables à des tiers en application de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration. La commission émet donc, sous cette réserve, un avis favorable aux contrats et éléments de rémunération visés aux points 4) et 9). S'agissant du point 10 a), la commission rappelle qu'une fois signés, les marchés publics et les documents qui s’y rapportent sont des documents administratifs soumis au droit d'accès institué par le livre III du code des relations entre le public et l’administration. Ce droit de communication, dont bénéficient tant les entreprises non retenues que toute autre personne qui en fait la demande, doit toutefois s'exercer dans le respect du secret des affaires, protégé par les dispositions de l’article L311-6 de ce code. Il résulte de la décision du Conseil d’État du 30 mars 2016, centre hospitalier de Perpignan (n°375529), que, lorsqu’elles sont saisies d’une demande de communication de documents relatifs à un marché public, les autorités mentionnées à l’article L300-2 du même code doivent examiner si les renseignements contenus dans ces documents peuvent, en affectant la concurrence entre les opérateurs économiques, porter atteinte au secret des affaires et faire ainsi obstacle à cette communication. Le Conseil d’État a en outre précisé qu’au regard des règles de la commande publique, doivent être regardées comme communicables, sous réserve des secrets protégés par la loi, l’ensemble des pièces d’un marché public et que, dans cette mesure, l’acte d’engagement, le prix global de l’offre et les prestations proposées par l’entreprise attributaire, notamment, sont en principe communicables. En revanche, les éléments qui reflètent la stratégie commerciale d’une entreprise opérant dans un secteur d’activité et dont la divulgation est susceptible de porter atteinte au secret des affaires ne sont, en principe, pas communicables. Il en va ainsi du bordereau des prix unitaires. L'examen de l’offre d’une entreprise attributaire au regard du respect du secret des affaires conduit ainsi la commission à considérer que l’offre de prix détaillée contenue dans le bordereau des prix unitaires, la décomposition du prix global et forfaitaire ou le détail quantitatif estimatif, ne sont pas communicables aux tiers, sans qu’il soit besoin de s’interroger sur le mode de passation, notamment répétitif, du marché ou du contrat, sa nature, sa durée ou son mode d’exécution. En outre, les dispositions de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration doivent entraîner l’occultation des éléments suivants : - les mentions relatives aux moyens techniques et humains, à la certification de système qualité, aux certifications tierces parties ainsi qu'aux certificats de qualification concernant la prestation demandée, ainsi que toute mention concernant le chiffre d'affaires, les coordonnées bancaires et les références autres que celles qui correspondent à des marchés publics ; - dans les documents préparatoires à la passation du marché (procès-verbaux, rapports d'analyse des offres), les mentions relatives aux détails techniques et financiers des offres de toutes les entreprises. La commission émet donc un avis favorable au point 10 a) sous réserve de l'occultation des mentions protégées par le secret des affaires. Concernant les plaintes visées au point 11), et en l'absence de précisions sur les personnes visées, la commission considère que des plaintes déposées par une administration révèlent une appréciation sur des personnes physiques et font apparaître leur comportement dans des conditions susceptibles de leur porter préjudice. Elle émet donc un avis défavorable en application des dispositions de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration. La commission estime enfin que la demande énoncée au point 5) est trop imprécise pour permettre à l'administration d'identifier les documents souhaités. Elle ne peut donc que déclarer cette demande irrecevable et inviter le demandeur, s’il le souhaite, à préciser la nature et l’objet de ces documents à l'administration qu'il avait saisie en lui adressant une nouvelle demande. La commission souligne en dernier lieu qu'une demande ne peut être considérée comme abusive que lorsqu'elle vise de façon délibérée à perturber le fonctionnement d'une administration ou lorsqu'elle fait peser sur l'administration une charge disproportionnée au regard des moyens dont elle dispose. Toute demande portant sur une quantité importante de documents ou le fait pour une même personne de présenter plusieurs demandes à la même autorité publique ne sont pas nécessairement assimilables à des demandes abusives. En l'espèce, il ne lui est pas apparu, compte tenu de la nature des documents demandés, du destinataire de la demande et des éléments portés à sa connaissance, que cette demande présenterait un caractère abusif.