Avis 20210177 Séance du 04/03/2021

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 11 janvier 2021, à la suite du refus opposé par le maire de Liebvillers à sa demande de copie, par courrier électronique, des derniers comptes rendus des conseils municipaux qui se sont tenus depuis l'installation de la nouvelle équipe, la commune proposant la seule consultation en mairie et indiquant que ces comptes rendus font par ailleurs l'objet d'un affichage en cinq lieux différents. En l’absence de réponse du maire de Liebvillers à la date de sa séance, la commission rappelle qu’il résulte de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales que toute personne peut demander communication des délibérations et procès-verbaux du conseil municipal, des arrêtés municipaux, ainsi que des budgets et comptes de la commune. L’ensemble des pièces annexées à ces documents, y compris les pièces justificatives des comptes telles les factures, sont communicables à toute personne qui en fait la demande. La commission note que ce même code ne définit pas la portée du procès-verbal pour ce qui concerne les communes, mais qu'en ce qui concerne les conseils départementaux et les conseils régionaux, les articles L3121-13 et L4132-12 du code prévoient, en des termes identiques, que « Le procès-verbal de chaque séance, rédigé par un des secrétaires, est arrêté au commencement de la séance suivante, et signé par le président et le secrétaire./ Il contient les rapports, les noms des membres qui ont pris part à la discussion et l'analyse de leurs opinions. » Au regard de ces dispositions, la commission estime que le procès-verbal du conseil municipal, document a priori succinct qui retrace les décisions prises par le conseil municipal sur les affaires inscrites à l'ordre du jour, sans détailler les débats, le compte rendu pouvant néanmoins tenir lieu de procès-verbal s’il est suffisamment précis (voir ce en ce sens CE, 5 décembre 2007, Cne de Forcalqueire), est communicable à toute personne qui en fait la demande, lorsqu'il a été signé par le maire à l'occasion de la séance suivante. En l'espèce, la commission estime que les document sollicités sont communicables à toute personne qui en fait la demande sur le fondement de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration ou, s'ils tiennent lieu de procès-verbaux du conseil municipal, de l'article L2121-26 du code général des collectivités territoriales. La commission observe, par ailleurs, que la demande porte également sur les modalités de communication, le demandeur ayant sollicité une copie par courrier électronique des documents et l’administration lui ayant proposé de venir les consulter sur place. La commission rappelle qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur. La commission estime que ces dispositions ne font pas obligation à l’administration de communiquer sous forme électronique les documents dont elle ne dispose pas déjà sous cette forme, ou de numériser un document disponible en version papier. La commission souligne également qu'en application de l'article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. Par ailleurs, si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu. La commission comprend enfin, au vu de la formulation de la demande, que les documents sollicités ont fait l’objet d’un affichage public. Elle rappelle qu'en application de l’article L311-2 du code des relations entre le public et l’administration, le droit à communication des documents administratifs ne s'applique pas aux documents ayant fait l'objet d'une diffusion publique. Elle considère traditionnellement que l'affichage d'un document ne peut être assimilé à une diffusion publique au sens des articles L311-2 et L321-1 du code des relations entre le public et l'administration. Elle estime en effet qu'une diffusion publique au sens de cette loi requiert que le document soit aisément accessible techniquement, géographiquement et financièrement, ce qui n'est pas le cas lorsqu'un document est uniquement affiché de façon temporaire à un endroit déterminé. Compte tenu de ces éléments, la commission émet un avis favorable à la demande de communication, selon les modalités rappelées précédemment.