Avis 20203979 Séance du 31/12/2020

Monsieur X a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 4 septembre 2020, à la suite du refus opposé par le maire de Ciral à sa demande de communication, par courrier électronique, des documents suivants : 1) les délibérations relatives à l’indemnité du maire et des adjoints ; 2) les procès-verbaux des réunions organisées avant le 23 juin et le compte rendu de la réunion du 23 juin ; 3) le compte administratif 2019 et le budget primitif 2020. La commission estime que les documents demandés, s’ils existent, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Ciral a informé la commission que les documents étaient à la disposition du demandeur pour consultation aux heures d'ouverture de la mairie. La commission en prend note mais relève que la demande porte non sur une consultation, mais sur l’envoi d’une copie des documents par courrier électronique. S'agissant des modalités de communication, la commission rappelle qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document, soit par publication des informations en ligne, à moins que les documents ne soient communicables qu'à l'intéressé en application de l'article L311-6 du même code. La commission précise que les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir, dans le cas de copies réalisées sur support papier, 0,18 euro la page en format A4. Ces dispositions s'appliquent aussi bien aux collectivités territoriales qu'à l'État et à ses établissements publics. La commission estime toutefois que ces dispositions ne font pas obligation à l’administration de communiquer sous forme électronique les documents dont elle ne dispose pas déjà sous cette forme, ou de numériser un document disponible en version papier. Elle émet donc un avis favorable à la communication des documents par courrier électronique, sous réserve qu'ils soient disponibles sous forme électronique, et dans le cas contraire, selon l'une des autres modalités prévues par l'article L311-9 du code des relations entre le public et l'administration, qu'il appartiendra au demandeur d'indiquer au maire. Le présent avis est rendu au nom de la commission, par délégation donnée à son président en vertu des articles L341-1 et R341-5-1 du code des relations entre le public et l'administration.