Avis 20203636 Séance du 19/11/2020

Maître X, conseil de Monsieur X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 17 septembre 2020, à la suite du refus opposé par le ministre de l'éducation nationale, de la jeunesse et des sports à sa demande de communication, à la suite de la sanction disciplinaire de déplacement d'office dont son client a fait l'objet, des documents suivants : 1) l'avis émis par la commission administrative paritaire nationale (CAPN) réunie le 16 octobre 2019 dans le cadre de l'examen de son dossier ; 2) le procès-verbal de la séance ; 3) les notes des deux secrétaires de séance, du représentant du ministère et du représentant des syndicats. La commission rappelle que l'avis émis par un conseil de discipline n'est en principe communicable qu'à la personne faisant l'objet de la procédure disciplinaire, en application de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration, après occultation des mentions couvertes par l'un des secrets protégés par le même article, notamment celles qui font apparaître le comportement de personnes (à l'exclusion de la personne intéressée), dès lors que la divulgation de ce comportement pourrait leur porter préjudice et sous réserve que ce document soit achevé et que la sanction ait été prise. La commission rappelle également que le procès-verbal d'un conseil de discipline ainsi que les documents qui y sont associés (rappel des faits, témoignages, précédents éventuels) ne sont en principe communicables qu'à la personne sanctionnée, dès lors que ce document est achevé, que la décision la concernant a été prise, et après occultation des mentions faisant apparaître, de la part de tiers, des comportements dont la divulgation pourrait leur porter préjudice, notamment les témoins, en application de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration. En l'espèce, le ministre de l'éducation nationale, de la jeunesse et des sports a informé la commission qu'il avait, par courrier électronique dont il produit une copie, communiqué à Maître X les documents demandés aux points 1) et 2) après occultation des mentions relevant des secrets protégés en application des dispositions de l'article L311-6. La commission déclare en conséquence la demande sans objet sur ces points. La commission rappelle enfin qu'aux termes de l’article L300-2 du code des relations entre le public et l’administration : « Sont considérés comme documents administratifs, (…), quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, les documents produits ou reçus, dans le cadre de leur mission de service public, par l’État, les collectivités territoriales ainsi que par les autres personnes de droit public ou les personnes de droit privé chargées d’une telle mission ». Elle considère que tout ensemble cohérent d’informations, quels que soient sa forme et son support, répond à la définition d’un document administratif au sens de ces dispositions. Il peut ainsi s’agir d’écrits, dactylographiés et manuscrits, d’enregistrements audio et vidéo, de photographies, de radiographies, de fichiers informatiques, de bases de données, de courriers électroniques. En application de ces dispositions, tout document élaboré par une administration dans le cadre de sa mission de service public, y compris les notes internes ou les documents de travail, quels que soient leur forme et leur support, constituent des documents administratifs soumis au droit d'accès instauré par cette loi. Le droit à communication ne s’applique toutefois qu’à des documents achevés, et ne concerne pas les documents préparatoires à un acte administratif tant que ce dernier est en cours d’élaboration. Ainsi, s’agissant des notes prises par les secrétaires de séance ou par les représentants du ministère et des syndicats au cours d’une séance d'un conseil de discipline, la commission estime qu’il y a lieu de distinguer selon la teneur de ces notes, eu égard en particulier à leur cohérence et à leur intelligibilité, et selon leur finalité. S’il ne s’agit que d’annotations informelles, éparses, et parfois lacunaires, prises par les secrétaires de séance à titre d’aide-mémoire et à seule fin de la mise au net, par leurs soins, du procès-verbal de la séance, la commission estime que ces notes ne présentent pas le caractère d’un document achevé au sens de l'article L311-2 du code des relations entre le public et l'administration, et ne sont par suite pas communicables. Il en va de même des mêmes annotations, prises par les représentants de l'administration et des syndicats à titre d’aide-mémoire et à fin notamment de la formulation, lors de la séance, de leur point de vue. Si, au contraire, ces notes ont vocation à résumer fidèlement, même de manière particulièrement succincte, le déroulement de la séance, elles présentent le caractère d’un document achevé et sont donc communicables sur le fondement des dispositions du livre III du code des relations entre le public et l'administration, sous les réserves qu'il prévoit. Sur ce point, le ministre de l'éducation nationale, de la jeunesse et des sports a indiqué à la commission que les notes sollicitées ressortaient de la première catégorie. La commission, qui n'en a pas pris connaissance, en prend acte et émet par suite un avis défavorable au point 3) de la demande.