Avis 20202707 Séance du 31/12/2020

Monsieur X X, X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 25 juin 2020, à la suite du refus opposé par le maire d'Hendaye à sa demande de copie, à ses frais, au format papier, par voie postale, des documents suivants : 1) la délibération du conseil municipal ayant entendu fixer les horaires du service de la police municipale en vigueur à la date de la demande ; 2) le procès-verbal du CTP concernant les horaires du service de la police municipale en vigueur à la date de la demande ; 3) les fiches de poste des agents des cadres d'emploi de la police municipale, Madame X, Madame X, Monsieur X et Monsieur X en vigueur à la date de la demande ; 4) l'organigramme de la police municipale en vigueur à la date de la demande ; 5) le procès-verbal du CTP concernant l'organigramme de la police municipale actuellement vigueur ; 6) l'intégralité de l'organigramme de la collectivité en vigueur à la date de la demande ; 7) le procès-verbal du CTP concernant l'organigramme de la collectivité ; 8) les fiches prévues à l'article 14-1 du décret n° 85-603 du 10 juin 1985 modifié, fiches élaborées en collaboration avec le médecin de la médecine préventive ; 9) le plan de prévention des risques psychosociaux ; 10) les arrêtés individuels habilitant et désignant les fonctionnaires de la collectivité à avoir accès direct ou indirect à la main courante informatique du service de la police municipale au sens de l'arrêté ministériel du 14 avril 2009 ; 11) l'acte unique de la déclaration à la CNIL de la main courante informatique utilisée par le service de la police municipale. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire d'Hendaye a informé la commission de ce que les fiches de poste de Madame X et de Monsieur X, demandées au point 3), ainsi que l'organigramme demandé au point 6) ont été transmis à Monsieur X. La commission ne peut, dès lors, que déclarer sans objet la demande d'avis, dans cette mesure. S'agissant du document demandé au point 7), la commission estime qu'il s'agit d'un document administratif communicable à toute personne qui en fait la demande, en application des dispositions de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration. La commission, qui prend note de l'intention du maire de procéder à la transmission de ce document, émet, sur ce point, un avis favorable à la demande. S'agissant des autres documents demandés, la commission estime que ces documents administratifs sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application des dispositions de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration et, le cas échéant, de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales. Le maire d'Hendaye a indiqué que ces autres documents n'existent pas, n'ont pas été réalisés au sein de la collectivité ou n'ont pas lieu d'être. La commission ne peut dès lors, dans les circonstances de l’espèce, que déclarer sans objet la demande d’avis dans la mesure où les documents demandés sont inexistants. La commission rappelle toutefois que, si ces documents existent, il appartient au maire d'Hendaye, en application du sixième alinéa de l’article L311-2 du code des relations entre le public et l’administration, de transmettre la demande de communication, accompagnée du présent avis, à l’autorité administrative susceptible de les détenir et d’en aviser Monsieur X. Le présent avis est rendu au nom de la commission, par délégation donnée à son président en vertu des articles L341-1 et R341-5-1 du code des relations entre le public et l'administration.