Avis 20202633 Séance du 31/12/2020

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 29 juin 2020, à la suite du refus opposé par le maire de Bouchain à sa demande de communication des documents suivants : 1) les délibérations accordant la protection fonctionnelle aux agents suivants : a) Madame X ; b) Monsieur X ; c) Madame X ; d) Monsieur X ; e) Madame X ; 2) la délibération accordant la carte cadeau aux employés et plus ; 3) la délibération relative à l’instauration du compte épargne‐temps (CET) ; 4) la délibération de l’assemblée délibérante du 25 mai 2005 relative à l’attribution du régime indemnitaire ; 5) la délibération du conseil municipal du 17 juin 2008 relative à l’attribution du régime indemnitaire du cadre d’emplois des animateurs territoriaux ; 6) les différents rapports administratifs et les pièces de l’enquête établie à son encontre en 2015 en vertu de l’article 65 de la loi du 22 avril 1905 ; 7) les procès‐verbaux de la commission administrative paritaire depuis 2015 ; 8) la copie des enregistrements des conseils municipaux depuis 2015 ; 9) les différents arrêtés d’attribution des primes des agents ; 10) les différents tableaux d’avancement et de nomination depuis 2015 ; 11) la liste du personnel depuis 2015 ; 12) la liste des agents promouvables depuis 2015. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Bouchain a informé la commission que les documents visés aux points a), b), c), e) du 1) n'existaient pas. La commission ne peut dès lors que déclarer sans objet la demande portant sur ces points. Elle rappelle ensuite qu’il résulte de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales que toute personne peut demander communication des délibérations et procès-verbaux du conseil municipal, des arrêtés municipaux, ainsi que des budgets et comptes de la commune. L’ensemble des pièces annexées à ces documents, y compris les pièces justificatives des comptes, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, selon les modalités prévues par l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration. Par conséquent, la commission émet un avis favorable à la communication des documents mentionnés au d) du point 1), ainsi qu'aux points 2) à 5) et 8) de la demande. S'agissant du point 6), la commission précise que les documents composant le dossier d’un agent public sont des documents administratifs en principe communicables à l’intéressé, en application de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration. Toutefois, le droit d’accès fondé sur la loi générale s’efface lorsqu’une procédure disciplinaire est en cours. Dans ce cas, seules s’appliquent alors les dispositions spéciales prévues par la loi du 22 avril 1905 (article 65) ou par les différentes lois statutaires que la commission n’est pas compétente pour interpréter. Une fois la procédure disciplinaire achevée, le dossier de l’intéressé lui est librement accessible sur le fondement du livre III du code des relations entre le public et l’administration. La commission émet donc un avis favorable sur ce point sous réserve que la procédure initiée en 2015 soit achevée. Concernant le point 7), la commission rappelle que, les commissions administratives paritaires étant amenées à porter un jugement sur la valeur des agents, les avis qu’elles émettent à leur sujet ne sont communicables qu’aux seuls intéressés pour l'extrait qui les concerne en application de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration. Elle émet donc un avis un avis défavorable à la demande, à l'exception des extraits des procès-verbaux concernant le demandeur, qui lui sont communicables. Sur le point 9), la commission rappelle que la vie privée des fonctionnaires et agents publics doit bénéficier de la même protection que celle des autres citoyens. Elle admet toutefois que les fonctions et le statut de ces personnels justifient que certaines informations les concernant puissent être communiquées. Il en est ainsi, notamment, de la qualité d'agent public, de l'adresse administrative et, s'agissant de la rémunération, des composantes fixes de celle-ci : grade et échelon, indice de traitement, nouvelle bonification indiciaire (NBI), indemnités de sujétion. La commission estime cependant que, si les administrés doivent pouvoir accéder à certains renseignements concernant la qualité de leur interlocuteur, la protection, par l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration, de la vie privée impose que ces aménagements soient limités à ce qui est strictement nécessaire à leur information légitime. Ainsi, s'agissant des éléments de rémunération, la commission est défavorable à la communication des informations liées, soit à la situation familiale et personnelle (supplément familial), soit à l'appréciation ou au jugement de valeur porté sur la manière de servir de l'agent (primes pour travaux supplémentaires, primes de rendement), ou encore de celles relatives aux horaires de travail, aux indemnités et heures supplémentaires. Il en va de même, pour le cas où la rémunération comporterait une part variable, du montant total des primes versées ou du montant total de la rémunération, dès lors que ces données, combinées avec les composantes fixes, communicables, de cette rémunération, permettraient de déduire le sens de l'appréciation ou du jugement de valeur porté sur l'agent. Sous cette réserve, la commission émet un avis favorable. S'agissant du point 10), la commission rappelle que si les tableaux d’avancement et listes d’aptitude, qu’ils concernent des promotions de grade ou d’échelons, sont des documents administratifs communicables à toute personne qui en fait la demande en application de l’article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, même lorsque l’ordre dans lequel les agents doivent être promus apparaît, la liste des agents proposés à l'avancement par l'employeur en fonction non pas de règles statutaires, mais de critères de sélection propres, qui révèle une appréciation sur la manière de servir de ces agents ou comporte des informations dont la divulgation porterait atteinte à la protection de la vie privée de ceux-ci, n'est dès lors communicable qu'aux intéressés, chacun pour ce qui les concerne en application de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration. La commission émet en conséquence un avis favorable sous la réserve qui précède. Enfin, sur les points 11) et 12), la commission estime que les listes d'agents sollicitées par le demandeur sont communicables à toute personne en faisant la demande, en application des dispositions de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration. Dans sa réponse, le maire de Bouchain a indiqué qu'il ne détenait pas une telle liste du personnel communal. La commission émet néanmoins un avis favorable, estimant que ce document administratif peut être obtenu par un traitement automatisé d'usage courant. Le présent avis est rendu au nom de la commission, par délégation donnée à son président en vertu des articles L341-1 et R341-5-1 du code des relations entre le public et l'administration.