Avis 20201624 Séance du 30/09/2020

Madame X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 20 janvier 2020, à la suite du refus opposé par le maire de Sanary-sur-Mer à sa demande de communication des documents médicaux relatifs à l'accident de trajet dont elle a été victime le 26 mars 2019 : 1) l'ensemble des arrêtés municipaux obligatoires : I' arrêté initial, ainsi que les arrêtés municipaux d'arrêt de prolongation ; 2) l'ensemble des documents administratifs médicaux réglementaires et obligatoires d' instruction d'une saisine de la commission de réforme à l'initiative de la collectivité en date du 23 mai 2019, à savoir : a) tous arrêtés municipaux obligatoires et réglementaires de mise en congé pour accident de trajet (avant saisine), tous les arrêtés municipaux de prolongation à plein traitement en accident ou a demi-traitement ; b) le formulaire de déclaration d'accident de trajet par la collectivité sous 48 heures transmis vers le centre de gestion du Var ; c) le formulaire de déclaration d'accident de trajet par la collectivité sous 48 heures transmis au CHSCT en charge de la prévention au sein de la collectivité ; d) le formulaire de déclaration d'accident par la mairie transmis dans le délai de 48 heures au médecin de médecine préventive ; e) l' imprimé type de déclaration de l' accident de trajet du 23 mars 2019 transmis sous 48 heures à l'assureur de la collectivité ; f) l'attestation de prise en charge de l'assureur ou certificats de prise en charge directe par l'administration des frais occasionnés par l' accident ; g) l'enquête administrative et l'avis du CHSCT ; h) le bordereau de saisine de la commission de réforme ; i) la demande d' inscription à l'ordre du jour au secrétariat de la commission de réforme par l'employeur ; j) les procès verbaux de la réunion de la séance ; k) le rapport du médecin de travail (adaptabilité au poste ... ) ; l) la fiche récapitulative de la commission de réforme ; m) les délibérations de la commission de réforme de la séance ; n) toutes les pièces sur lesquelles cette saisine est fondée » ; o) le rapport obligatoire du médecin du travail transmis au dossier de saisine ; p) la note de demande de pièces complémentaires à la mairie par la commission de réforme. En l'absence de réponse du maire de Sanary-sur-mer, la commission rappelle que les documents composant le dossier d’un agent public sont des documents administratifs en principe communicables à l’intéressé, en application de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration, y compris les documents qui se rapportent à la réunion de la commission de réforme. Toutefois, le régime qui leur est applicable est différent selon que la commission a ou non rendu son avis. Avant l’avis de la commission de réforme, la commission d’accès aux documents administratifs constate que la communication à l’agent du dossier soumis à la commission de réforme est prescrite par l’article 19 du décret n° 86-442 du 16 mars 1986 pris en application de l’article L31 du code des pensions civiles et militaires de retraite et conformément au principe général des droits de la défense. La méconnaissance de ces dispositions est susceptible de vicier la procédure suivie devant la commission de réforme. La commission d’accès aux documents administratifs relève cependant que le livre III du code des relations entre le public et l'administration ne lui donne pas compétence pour se prononcer sur le droit d’accès de l’agent à toutes les pièces de son dossier, y compris médicales, imposé par les textes précités, et s’estime donc incompétente pour se prononcer sur les refus de communication intervenant sur des demandes présentées avant que la commission de réforme n’ait rendu son avis. Une fois l’avis rendu, la commission estime que le rapport de la hiérarchie et la lettre de saisine de l’employeur sont des documents administratifs communicables à l’intéressé, en application de l’article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, sous réserve d’en occulter d’éventuelles mentions faisant apparaître le comportement de tiers nommément désignés et dont la divulgation pourrait leur porter préjudice, comme par exemple des témoignages ou des plaintes de tiers à l’égard de l’agent concerné par le rapport. En revanche, les documents émanant d'agents établis dans le cadre de leurs fonctions, notamment des autorités hiérarchiques de l’intéressé, ne sauraient être couverts par cette réserve. La commission rappelle enfin que l’article L1111-7 du code de la santé publique reconnaît à toute personne le droit d’accéder aux informations concernant sa santé, détenues par des professionnels ou des établissements de santé, à l’exception des informations mentionnant qu’elles ont été recueillies auprès de tiers n’intervenant pas dans la prise en charge thérapeutique ou concernant un tel tiers. En vertu du même article et de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration, ces informations sont communiquées au demandeur, selon son choix, directement ou par l’intermédiaire d’un médecin qu’il désigne à cet effet. Une fois l’avis du comité médical rendu, les rapports du médecin du travail et du médecin agréé qui a examiné l’agent sont donc également communicables à ce dernier, à l’exception des informations mentionnant qu’elles ont été recueillies auprès de tiers n’intervenant pas dans la prise en charge thérapeutique ou concernant un tel tiers. La commission estime que les documents sollicités par Madame X, s'ils existent, lui sont communicables aux conditions indiquées, à la condition, pour les seuls documents qui lui sont soumis, que la commission de réforme se soit prononcée. Elle émet donc, sous cette réserve, un avis favorable. Le présent avis est rendu au nom de la commission, par délégation donnée à son président en vertu des articles L341-1 et R341-5-1 du code des relations entre le public et l'administration.