Avis 20201077 Séance du 25/06/2020

Maître X, conseil de Madame X, a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 5 mars 2020, à la suite du refus opposé par le ministre de l'Europe et des affaires étrangères à sa demande de communication de l'intégralité des documents concernant le dossier relatif à la procédure d’évaluation à 360° dont a fait l'objet sa cliente au titre de l'année 2019, en particulier tout document permettant de rendre compte de la constitution du panel des évaluateurs, ainsi que les commentaires et grilles d’évaluation anonymement renseignés par ses collaborateurs et supérieurs hiérarchiques. La commission relève que les fiches d'évaluation sollicitées s'inscrivent dans le cadre de la procédure d'évaluation dite «  à 360° », destinée à apprécier le comportement managérial des cadres du ministère, et en particulier des ambassadeurs. Cette procédure se fonde, pour l'essentiel, sur des grilles de questions adressées aux principaux collaborateurs de la personne évaluée par le biais d'une base de données sécurisée en réseau, dont l'anonymat est garanti par l'attribution de codes et mots de passe uniques et personnels. Si ces questionnaires n'ont pas vocation à figurer eux-mêmes au dossier de la personne évaluée, ils constituent le fondement de la synthèse réalisée par un agent évaluateur qui, elle, y sera versée, et dont le résultat est susceptible d'avoir une influence sur le déroulement de la carrière de l'intéressé. La commission note également que le système informatique compile automatiquement les réponses envoyées séparément et anonymement par les agents, dans un même document qui se substitue à celles-ci et qui constitue le seul document existant. La commission rappelle qu'elle a estimé dans son avis n° 20090550 du 12 février 2009 que ces questionnaires revêtent le caractère de documents administratifs soumis au droit d'accès prévu par le titre Ier de la loi du 17 juillet 1978, codifié aux articles L311-1 et suivants du code des relations entre le public et l’administration. Dès lors que la procédure d'évaluation est achevée et qu'ils ont ainsi perdu leur caractère préparatoire, ces documents anonymisés sont communicables à la personne évaluée en application de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration, sous réserve que cette communication ne soit pas susceptible de révéler un comportement de leurs auteurs dont la divulgation pourrait leur porter préjudice, ce qui peut être le cas lorsque l'équipe placée sous l'autorité de la personne évaluée présente un caractère très restreint. En l'espèce, en l’absence de réponse de la part du ministre de l'Europe et des affaires étrangères à la date de la séance, la commission, qui n’a pas pris connaissance des documents en cause, émet un avis favorable à la demande de communication, sous les réserves exprimées ci-dessus.