Avis 20200766 Séance du 25/06/2020

Monsieur X, X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 13 février 2020, à la suite du refus opposé par le président de la communauté de communes de Randon-Margeride à sa demande de communication des documents relatifs au service public d’assainissement non collectif (SPANC) : I) les justificatifs des dépenses et des subventions du SPANC par rapport aux comptes de gestion fournis : 1) pour l'année 2011 : a) article 604 : achats d'études et prestations de services ; b) article 6064 : fournitures administratives ; 2) pour l'année 2012 : article 6064 : fournitures administratives ; 3) pour l'année 2013 : article 748 : autres subventions d'exploitation ; 4) pour l'année 2014 : a) article 604 : achats d'études et prestations de services ; b) article 6064 : fournitures administratives ; c) article 748 : autres subventions d'exploitation ; 5) pour l'année 2015 : a) article 604 : achats d'études et prestations de services ; b) article 6064 : fournitures administratives ; c) article 6156 : maintenance ; d) article 748 : autres subventions d'exploitation ; 6) pour l'année 2016 : a) article 604 : achats d'études et prestations de services ; b) article 6132 : locations immobilières ; c) article 6228 : divers ; d) article 748 : autres subventions d'exploitation ; 7) pour l'année 2017 : a) article 604 : achats d'études et prestations de services ; b) article 6064 : fournitures administratives ; c) article 611 : sous-traitance générale ; d) article 6226 : honoraires ; e) article 6287 : remboursements de frais ; 8) pour l'année 2018 : a) article 604 : achats d'études et prestations de services ; b) article 6064 : fournitures administratives ; c) article 6226 : honoraires ; d) article 6287 : remboursements de frais ; e) article 748 : autres subventions d'exploitation ; 9) pour l'année 2019 : les comptes de gestion avec les justificatifs des dépenses (sauf affranchissements) et des subventions perçues ; II) concernant les personnels rattachés au SPANC, de 2016 à 2019 : 1) leur statut ; 2) les fonctions exercées ; 3) leur grade ; 4) leur indice de rémunération ; 5) le nombre d'heures effectives annuelles : a) consacrées au service ; b) se rapportant aux contrôles périodiques des installations d'assainissement non collectif existantes. Après avoir pris connaissance des observations du président de la communauté de communes de Randon-Margeride, la commission rappelle qu’il résulte de l'article L5211-46 du code général des collectivités territoriales que toute personne peut demander communication des délibérations et procès-verbaux des organes délibérants des établissements publics de coopération intercommunale, des arrêtés de leur président, ainsi que de leurs budgets et de leurs comptes. L’ensemble des pièces annexées à ces documents, y compris les pièces justificatives des comptes, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, selon les modalités prévues par l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration (CE, Section, 11 janvier 1978, Commune de Muret, p. 5), sans qu'il y ait lieu, à cet égard, d'appliquer les dispositions de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration (CE, 10 mars 2010, Commune de Sète, n° 303814). La commission estime en conséquence que les documents mentionnés au point I) de la demande, bien que représentant un volume important de pièces, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L5211-16 du code général des collectivités territoriales et de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration. Elle émet, par conséquent, un avis favorable sur ce point de la demande. Elle rappelle, à cet égard, que hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. Enfin, s'agissant des modalités de communication, la commission rappelle qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document, soit par publication des informations en ligne, à moins que les documents ne soient communicables qu'à l'intéressé en application de l'article L311-6 du même code. La commission précise que les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir, dans le cas de copies réalisées sur support papier, 0,18 euro la page en format A4. L'intéressé est avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. S'agissant du point II) de la demande, la commission rappelle que la vie privée des fonctionnaires et agents publics doit bénéficier de la même protection que celle des autres citoyens. Elle admet toutefois que les fonctions et le statut de ces personnels justifient que certaines informations les concernant puissent être communiquées. Il en est ainsi, notamment, de la qualité d'agent public, de l'adresse administrative et, s'agissant de la rémunération, des composantes fixes de celle-ci : grade et échelon, indice de traitement, nouvelle bonification indiciaire (NBI), indemnités de sujétion. La commission estime cependant que, si les administrés doivent pouvoir accéder à certains renseignements concernant la qualité de leur interlocuteur, la protection, par l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration, de la vie privée impose que ces aménagements soient limités à ce qui est strictement nécessaire à leur information légitime. Ainsi, s'agissant des éléments de rémunération, la commission est défavorable à la communication des informations liées, soit à la situation familiale et personnelle (supplément familial), soit à l'appréciation ou au jugement de valeur porté sur la manière de servir de l'agent (primes pour travaux supplémentaires, primes de rendement), ou encore de celles relatives aux horaires de travail, aux indemnités et heures supplémentaires. Il en va de même, pour le cas où la rémunération comporterait une part variable, du montant total des primes versées ou du montant total de la rémunération, dès lors que ces données, combinées avec les composantes fixes, communicables, de cette rémunération, permettraient de déduire le sens de l'appréciation ou du jugement de valeur porté sur l'agent. En application de ces principes, la commission estime que les informations sollicitées, qui s'apparentent à une demande de renseignements, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, à condition qu'elles soient matérialisées dans un ou plusieurs documents facilement identifiables et à l'exception toutefois des mentions relatives à la quotité travaillée par chaque agent indiquée au point 5) de la demande, qui sont couvertes par le secret de la vie privée des agents concernés. Elle émet donc, sous ces réserves, un avis favorable sur ce point de la demande.